Kearsipan merupakan urusan wajib

Kearsipan Merupakan Urusan Wajib Dalam Undang-Undang Pemda

Perubahan ketatanegaraan dewasa ini semakin dinamis dengan di sahkannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, simak selengkapnya

Peran ANRI Dalam Proses Transisi Pemerintahan

Peran ANRI Dalam Proses Transisi Pemerintahan

ANRI ternyata mempunyai peran sentral dalam proses transisi pemerintahan? simak selengkapnya

Saatnya Indonesia Terapkan Pemilu Online

Anggaran Arsip Nasional, Kepemimpinan dan Siasat

Anggaran Arsip Nasional Turun Tiap Tahunnya, tidak adakah sikap lembaga mengatasi situasi ini?

Rudi Anton

SBY Serahkan Arsip 10 Tahun Pemerintahan Ke ANRI

Sebagai wujud pertanggungjawaban sebagai pemimpin negara kepada bangsa dan negara, SBY serahkan arsip ke ANRI

jimly asshiddiqie

Jimly Asshiddiqie: ANRI Harus Agresif Layaknya KPK

Dalam pandangannya Jimly Asshiddiqie menyatakan bahwa ANRI harus agresif memantau hal terkait kearsipan dan bila perlu menegur pejabat yang tidak melaksanakan ketentuan kearsipan dengan baik

Wednesday, 10 December 2014

Apakah Arsip dapat menyelamatkan Identitas Lokal, Regional dan Negara?

Kearsipanonline.com - Di negara-negara  Eropa  kita tidak akan menemukan model kegiatan kearsipan yang bersifat universal. Berdasarkan laporan penelitian tahun 2005 yang diadakan oleh sekelompok ahli yang ditugasi oleh Komisi Eropa  untuk melakukan  studi tentang  kegiatan kearsipan di Uni Eropa, menyimpulkan bahwa  sangat sulit untuk memperkenalkan  aturan  umum  penyelenggaraan kearsipan di Uni Eropa.  Saat ini, komunitas internasional Uni Eropa, yang beranggotakan sebanyak 27 negara-negara yang berbeda,  telah membuat dan menganut prinsip dan peraturan umum bersama yang mengatur tentang kegiatan  dan praktik di berbagai bidang, seperti sosial, politik, atau ekonomi, sedangkan untuk bidang kearsipan, sejauh ini sangat terbatas.  Salah satunya adalah pengaturan tentang kerja sama internasional yang dilakukan oleh lembaga arsip di Uni Eropa, terutama di bidang  penyelenggaraan  program penelitian  yang  dianggap  paling penting. Dalam kerja sama, terdapat beberapa prinsip yang harus diikuti yaitu: memberikan akses warisan dokumen bagi warga negara  sekaligus  melestarikan  arsip-arsip  Eropa yang berbeda-beda; serta  mengutamakan kerja sama dengan tujuan menghadapi tantangan yang muncul sebagai akibat dari revolusi di bidang teknologi informasi.

Pemberlakuan prinsip-prinsip di atas  mendorong permintaan  untuk  penyusunan  dasar pemahaman kerja sama internasional  agar  dapat mewujudkan  kerja sama yang saling menguntungkan dalam bidang sejarah, nilai-nilai tradisi dan sistem yang mempengaruhi tingkah laku dan tabiat  keseluruhan komunitas  pada skala nasional, regional, dan lokal serta individu. Untuk dapat mewujudkannya secara utuh  kita harus mengetahui bagaimana warisan dokumen tersebut dibangun oleh nenek moyang kita dan mengembangkannya lebih jauh dengan tujuan untuk memahami diri kita sendiri  dengan  lebih baik dan  memahami penyebab perbedaan perilaku  di  antara  anggota masyarakat tertentu dengan anggota komunitas lain  yang tinggal di daerah terpencil walaupun lokasinya berdekatan. 
Sebagai  wakil  dari Arsip Negara Polandia, yaitu sebuah lembaga kearsipan yang bertanggungjawab  di bidang kearsipan di seluruh  Polandia, saya akan memaparkan isu-isu tersebut di atas melalui analisis. Hanya dengan memaparkan isu-isu ini maka kita akan dapat menyimpulkan apakah arsip yang dimiliki oleh sebuah negara dapat berperan  membangun perilaku baik warga negara, dan  mengembangkan serta melestarikan identitas nasional, regional dan lokal.  Dengan berfokus  pada  pengumpulan  fond arsip yang di dalamnya meliputi penyimpanan, deskripsi, dan akses kepada publik,  kemudian fokus pada  analisis dasar hukum dan aktifitas kearsipan yang dilakukan oleh negara-negara tertentu yang mewakili seluruh benua, maka kita akan dapat menunjukkan kepada dunia bahwa masalah-masalah sebagaimana dipaparkan di atas memiliki peran penting dalam  kegiatan kearsipan. Dengan alasan seperti inilah kemudian penelitian di bidang ini harus dilaksanakan dengan meliputi  beberapa bidang terutama, peranan arsiparis sebagai penghubungan antara masa lalu dan masa sekarang. Generasi kita saat ini tentu akan sulit mengakses sumber-sumber arsip tanpa usaha  dan kerja keras para arsiparis. Bahkan yang lebih buruk lagi, sumber-sumber arsip ini tidak akan dapat bertahan lama tanpa adanya arsiparis!

Peranan arsiparis yang seperti ini menjadi sangat penting sekarang  ini karena dengan  adanya perubahan sosial dan politik serta kemajuan teknologi yang luar biasa,  kita dituntut untuk menciptakan informasi, mengumpulkan dan membuka akses informasi tersebut kepada  publik. Namun, sebelum kita membahas lebih jauh  isu ini yang kemudian dikenal sebagai “komputerisasi” dan “informatisasi”,  hendaknya kita harus  merenungkan saat ketika munculnya isu yang berhubungan dengan  peningkatan mobilitas masyarakat di dunia pada beberapa abad lalu, yaitu sekitar abad ke 17 dan 18. Hasil penelitian menemukan bahwa pada masa itu terjadi hubungan yang kompleks antara konsep identitas “nasional, “regional” dan “lokal”. Contoh paling nyata  terjadi di Amerika Serikat, yaitu sebuah negara yang terdiri dari banyak kelompok etnik yang kemudian bersatu membentuk sebuah negara yaitu Amerika. Masyarakat di sana sangat tertarik untuk mencari asal usul mereka melalui koleksi-koleksi arsip yang ada di seluruh dunia.  Penelitian serupa lain juga telah dilaksanakan oleh sekelompok lembaga arsip di Eropa yang bekerja sama dengan tujuan untuk mempromosikan pengetahuan tentang  masa lalu  para keturunan imigran. Proyek penelitian mereka di selenggarakan pada tahun 2004-2005 dengan judul Emile – Leaving Europe for America – Early Emigrants’ Letter Stories as part of the EU Culture 2000 programme  (Studi Pendidikan: Meninggalkan Eropa menuju Amerika, Surat Pendek yang Bercerita tentang Para Imigran terdahulu sebagai bagian dari Program Kebudayaan Uni Eropa Tahun 2000). 

Tujuan utama proyek ini adalah mengajak masyarakat luas untuk mempelajari warisan budaya Eropa, seperti surat-surat, foto, lagu dan peninggalan para imigran pada tahun 1840-1920. Arsip-arsip pada masa ini menjelaskan alasan para imigran  memutuskan bermigrasi dan  perubahan besar yang terjadi dalam sejarah Eropa dan Amerika. Arsip ini juga membantu kita memahami mekanisme migrasi. 

Tujuan Proyek Penelitian Emile – Leaving Europe for America – Early Emigrants’ Letter Stories as part of the EU Culture 2000  (Studi Pendidikan: Meninggalkan Eropa menuju Amerika, Surat Pendek yang Bercerita tentang Para Imigran terdahulu sebagai bagian dari Program Kebudayaan Uni Eropa Tahun 2000):

  • Mempromosikan dialog budaya dan pengetahuan tentang proses emigrasi bangsa Eropake Amerika Serikat,  
  • Menyusun sumber-sumber sejarah unik yang ada untuk masyarakat dengan latar belakang dan umur yang berbeda-beda melalui pameran keliling dan website,  
  • Mempromosikan pelestarian warisan budaya dengan cara mendigitalisasikan sumber-sumber sejarah,
  • Meningkatkan kesadaran tentang warisan budaya yang mungkin saja saat ini telah terlupakan,
  • Mempromosikan  pengetahuan pada Abad ke-17-18 dan memudahkan masyarakat luas untuk mengaksesnya; contoh-contoh arsip yang terdapat di limanegara yang berbeda ini dapat memberikan kita informasi tentang kesamaan dan perbedaan yang terjadi di antara komunitas imigran Eropa,
  • Mendorong generasi muda dan peneliti untuk ambil bagian dalam proyek ini,  
  • Meletakkan landasan untuk penelitian di masa yang akan datang melalui digitalisasi arsip dan menggambarkan dengan jelas hasil proyek penelitian ini,  
  • Meneladani pengalaman  para Imigran Eropa sebagai sebuah kompinen penting dalam membentuk identitas bangsa Eropa,  
  • Mendukung kerja sama yang dibangun di antara museum, lembaga arsip, perpustakaan, organisasi LSM dan lembaga kebudayaan Eropa.  
Sebagai bagian dari proyek ini, pelaksanaan pameran keliling dan  pembangunan website juga dilakukan. Kegiatan ini menampilkan isi proyek dalam bahasa nasional dan bahasa Inggris.
 
Pameran dan website diselenggarakan berdasarkan tema yang sama, seperti sejarah imigrasi, sejarah surat-menyurat di  negara masing-masing, penyebab timbulnya migrasi, penjelajahan menyeberangi samudra atlantik, kolonisasi di Amerika, Pekerjaan di Amerika, Keluarga (kaum perempuan dan anak-anak), cerita-cerita kehidupan nyata. Katalog untuk pengunjung disediakan pada setiap penyelenggaraan pameran.  

BERSAMBUNG...

Professor Władysław Stępniak
Direktur Jenderal Arsip Negara Polandia 

Diterjemahkan oleh Rini Rusyeni (Penerjemah Pertama di Arsip Nasional RI)
email: rinirusyeni80@gmail.com
telpon: 081281820279

Blogger Tricks

Tuesday, 2 December 2014

Perkembangan Legislasi Kearsipan di Berbagai Negara

Kearsipanonline.com - Semua pertanggungjawaban pemerintah yang harus didokumentasikan yaitu kebijakan, keputusan, aktifitas dan bagaimana pemerintah menjalakankan usaha, pelayanan dan mengevaluasi hasil-hasil yang dicapai. Tujuannya adalah untuk mencapai pelaksanaan yang efisien, melindungi hak-hak dan kewajiban dan memastikan akuntabilitas dan transparansi. Singkatnya, pendokumentasian dilakukan untuk memastikan pelaksanaan pemerintahan yang baik (good governance).  

Dalam keadaan yang sudah modern seperti saat ini, merupakan sebuah tugas publik bagi pemerintah untuk memastikan proses penciptaan, manajemen, perlindungan dan preservasi arsip publik berjalan dengan baik. Untuk dapat mencapai tujuan ini, peraturan terbaru dan kewenangan yang modern harus dikeluarkan dalam wujud undang-undang, tidak ada pengecualian. 

Undang-undang kearsipan merupakan prasyarat kritis untuk manajemen arsip dinamis dan statis yang efektif. Undang-undang ini merumuskan kerangka kerja yang tepat dalam sistem arsip dinamis dan statis  dan dapat memberikan kewenangan serta mengatur mengenai pembiayaan yang dibutuhkan untuk proses implementasinya. 

Sebuah pemerintahan yang mau mendengarkan pendapat warga negaranya dan bertanggung jawab untuk mensahkan undang-undang kearsipan memiliki tujuan untuk:  
  • memastikan bahwa para staf public menciptakan dan menyimpan arsip-arsipnyasecara akurat dan mendukung pemerintahan yang transparan dan akutabel, sehingga akan dapat membangun kepercayaan dan partisipasi public dalam pemerintahan  
  • menciptakan efisiensi dan efektiftas dalam hal pembiayaan manajemen arsip-arsip pemerintah sehingga dapat memfasilitasi pelaksanaan fungsi-fungsi pemerintah  
  • mengidentifikasi dan menjaga arsip dinamis sampai periode tertentu untuk kemudian beralih fungsi menjadi arsip statis dan dilakukan preservasi karena merupakan aset vital dan warisan bersama bangsa  
  • memastikan akses yang baik dan adil kepada publik sebagai sebuah status hukum dan bukan hanya sebagai hak keistimewaan pada pihak tertentu.
Hong Kong Menolak Mensahkan Undang-Undang Kearsipan 
Tidak masuk akal namun benar adanya, Hong Kong tidak punya undang-undang kearsipan, begitupun juga pemerintah Hong Hong tidak berencana untuk menyusun undang-undang ini. Tentu saja ini mengejutkan dan membingungkan karena faktanya Hong Kong selalu mengkalim sebagai “kota dunia paling Modern di Asia”, dan bangga akan kebebasan hukumnya, dan kepatuhan terhadap aturan hukum yang berlaku dan keberhasilan uniknya yang dicapai setelah tahun 1997. 

Sistem Manajemen Arsip Dinamis Publik Hong Kong: Sebuah Kegagalan  Tidak seperti manajemen keuangan publik dan pegawai negeri sipil yang diatur oleh peraturan hukum, manajemen arsip publik dinamis diatur dalam pengaturan administratif internal di bawah kewenangan Badan Pelayanan Arsip Dinamis Pemerintah-Government Records Service (GRS), yaitu sebuah divisi Administrasi yang menjadi bagian dari Sekretaris Utama Kantor Administrasi.  GRS menjalankan aturannya dengan memberikan batasan kepada hal sebagai berikut: 
  • GRS tidak memiliki kekuasaan untuk mengatur. GRS tidak dapat mengaturbadan pemerintah untuk menyiapkan arsip-arsipnya agar dapat dilakukan penilaian arsip atau penyerahan arsip kepada lembaga kearsipan. Tanpa adanya peraturan kearsipan, biro-biro pemerintahan dan departemen dapat dengan bebas untuk mengikuti atau mengindahkan petunjuk yang dikeluarkan oleh GRS. Tidak ada prosedur untuk pelaksanaan pinalti/hukuman terhadap staf publik yang tidak menciptakan atau mengelola arsip dengan benar.  
  • Seleksi arsip dinamis menjadi arsip statis hanya terjadi ketika arsip dinamis sudah tidak digunakan lagi oleh badan pemerintah. Alasan kuat yang diajukan lembaga ini untuk terus menahan arsip adalah karena mereka masih menggunakan arsipnya sehingga tidak dapat diserahkan ke GRS. Keadaan ini tentu menyulitkan untuk menemukan kembali arsip publik apa yang telah diciptakan dan dimana arsip tersebut disimpan, atau bahkan dapat saya arsip-arsip berharga tersebut telah dimusnahkan. Fakta yang terjadi saat ini adalah banyak badan pemerintah malas untuk melakukan pemilahan dan perawatan arsip dan GRS tidak dapat melakukan apapun untuk mengatasinya.  
  • Ribuan klasifikasi arsip dinamis yang telah diidentifikasi berada dalam status permanen sebagai arsip statis belum juga diproses oleh badan-badan pemerintah untuk kemudian dapat diakses oleh public. Banyak arsip statis yang sedang dalam status pinjaman yang digunakan oleh biro pemerintahan dan departemen belum juga dikembalikan ke GRS 
  • Ketiadaan Undang-Undang kearsipan menyebabkan profesi kearsipan di anggap sebelah mata. Posisi Direktur GRS sebagai Kepala Arsiparis, merupakan pimpinan tertinggi arsiparis. Sejak abad ke-19 pertengahan, posisi Kepala Arsiparis selalu diisi oleh seorang pejabat tingkatan eksekutif yang tidak pernah atau tidak berpengalaman di bidang manajemen arsip public. Hanya 2 dari 8 arsiparis yang ada di kantor tersebut yang merupakan seorang professional dan memiliki kualifikasi duduk dalam jabatan tinggi manajemen organisasi kantor tersebut. Karena pekerjaan arsip dinamis dan statis bukan merupakan tugas yang diwajibkan secara hukum oleh pemerintah, maka tidak akan ada konsekuensi apapun jika system yang dijalankan professional atau tidak.  
  • Kapasitas para professional di GRS yang kurang lebih jauh lagi menyebabkan kurang efektifnya pekerjaan kearsipan. Saat ini, teknologi informasi telah berkembang secara cepat dan menggunakan metode pengelolaan arsip dinamis. Arsip-arsip elektronik dapat saja diganti dan dihapus dengan mudah. Untuk memastikan autentisitas arsip elektronik, diperlukan system manajemen arsip dinamis yang dapat dengan mudah diakses dan digunakan serta SDM yang professional di bidangnya. Karena professional yang ada di GRS tidak memiliki kualifikasi tersebut, maka tidak ada prosedur apapun yang dikeluarkan untuk mengatur manajemen dan preservasi arsip elektronik.   
  • Pemerintah dan publik berada dalam posisi yang seimbang sebagai pemegang kewenangan untuk mengidentifikasi korupsi dan penyelewenangan, dan pemberantasan penyalahgunaan kewenangan. Pemerintah dan publik dapat mengambil keuntungan dari kewajiban penyelenggaran manajemen arsip public dan preservasi arsip tersebut sebagai arsip statis milik public. Ketiadaan arsip dinamis yang sesuai dengan kebutuhan publik akan merugikan pemerintah karena mereka harus menjelaskan kerugian sejumlah $160 juta, yang diakibatkan oleh premi tanah non-payment untuk penggunaan Discovery Bay tahun 2006, yang ditemukan oleh Direktorat Audit Investigasi. Penemuan lain yang terbaru, kerugian atau ketidakakuratan penyelidikan menyeluruh arsip dinamis milik Departemen Layanan Budaya dan Pariwisata karena telah melakukan penyalahgunaan penebangan pohon-pohon tua. Hal ini ditemukan setelah seorang siswa berusia 19 tahun meninggal di Stanley disebabkan tertular oleh pohon yang membawa penyakit. 
  • Tidak ada kewajiban bagi sekitar 200 badan public seperti rumah sakit, biro umum pemerintah, badan kependudukan dan keuangan, untuk menyerahkan arsip-arsipnya ke bagian preservasi arsip dan akses publik GRS. Tindakan badan-badan tersebut berdampak negative pada penduduk dan harus segera diberi tindakan. Tanpa adanya hukum, kesalahan yang sama dan pengendalian menyeluruh tidak akan terjadi. 
  • Ketidakhadiran undang-undang kearsipan, kebijakan tentang arsip dinamis yang dikeluarkan  Oleh badan publik untuk kepala kantor, unit kebijakan umum, badan investigasi Hong Kong, badan Keuangan dan ICAC, maka tidak aka nada arsip yang diserahkan kepada GRS untuk kemudian diberikan penilaian atau dilakukan preservasi. Tanpa adanya Undang-Undang kearsipan, arsip-arsip mengenai kejadian bersejarah seperti yang terjadi pada tahun 1997 yaitu ketika reunifikasi Hongkong dengan Tiongkok dan perkenalan system kementerian pada tahun 2000, dan bagaimana terminology
    kepegawaian dan kondisi politik yang terjadi pada masa itu dan proses pemilihannya tidak akan pernah dapat diketahui.  
  • Akses arsip dinamis dan statis hendaknya dikelola melalui peraturan tentang Arsip Publik Tahun 1972, sebagaimana telah diubah pada tahun 1996, yang dikeluarkan oleh Sekretaris Utama, dimana beliau
    mengeluarkan tentang penutupan akses arsip public bahkan setelah habisnya masa periode 30 tahun. Tidak ada mekanisme apapun yang dapat digunakan untuk melawan keputusan tersebut. 
  • Fakta di lapangan menunjukkan bahwa berdasarkan hasil audit yang dilaksanakan oleh Komisi Audit menyebutkan bahwa kasus tentang penyalahgunaan pengelolaan dan kewenangan saat ini telah meningkat drastis (Laporan Nomor 57 Direktorat Audit- Bab 10: Manajemen Arsip Dinamis Departemen Pelayanan Arsip Dinamis Pemerintah), dan GRS telah gagal untuk mengatasi hal ini.
Saat ini arsip dinamis public Hong Kong dalam kondisi kritis. Sekarang saatnya bagi pemerintah Hong Kong untuk segera menjawab tantangan ini atau tidak. Semoga pemerintah Hong Kong tidak hanya mendengarkan tetapi juga mengambil tindakan untuk mensahkan undang-undang kearsipan segera. Jika tidak, Hong Kong akan segera berubah menjadi wilayah penduduk yang tidak memiliki memory, sejarah dan budaya. Tidak ada masa depan bagi Hongkong!  

Elaine Goh dan Luciana Duranti
University of British Columbia 

Simon Chu
EASTICA, Hong Kong  

Diterjemahkan oleh Rini Rusyeni (Penerjemah Pertama di Arsip Nasional RI)
email: rinirusyeni80@gmail.com
telpon: 081281820279

Thursday, 20 November 2014

Undang-Undang Pemerintahan Daerah Disahkan, Kearsipan Merupakan Urusan Wajib

Kearsipanonline.com - Perubahan ketatanegaraan dewasa ini semakin dinamis dengan di sahkannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, yang diundangkan pada tanggal 2 Oktober 2014. Pasal 12 ayat (2) menyatakan bahwa kearsipan merupakan urusan pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar. 

Urusan wajib sendiri merupakan klasifikasi urusan pemerintahan yang konkuren, dimana urusan pemerintahan yang dibagi antara pemerintah pusat dan daerah provinsi dan daerah kabupaten/kota. Sebelumnya pengaturan ini berada pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota.

Berikut lampiran pembagian urusan pemerintahan di bidang Kearsipan sebagaimana tertera dalam Lampiran Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dengan judul Pembagian Urusan Pemerintahan Konkuren Antara Pemerintah Pusat  dan Daerah Provinsi dan Daerah Kabupaten/Kota, bagian ke I Matriks Pembagian Urusan Pemerintahan Konkuren Antara Pemerintah Pusat dan Daerah Provinsi dan Daerah Kabupaten/Kota.

X.PEMBAGIAN URUSAN PEMERINTAHAN BIDANG KEARSIPAN

Sebagai sebuah produk hukum  yang dibentuk melalui konstelasi politik, Undang-Undang Pemerintah Daerah pada masa akhir pemerintahan SBY menimbulkan polemik terkait dengan pemilihan Kepala Daerah secara langsung atau melalui DPRD, tepat pada tanggal pada tanggal 2 Oktober 2014 (hari saat Undang-Undang Pemerintahan Daerah diundangkan), SBY mengeluarkan  Peraturan Pemerintah  Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014  tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014  tentang Pemerintahan Daerah, yang  berisi dua hal penting. 

Pertama, menghapus tugas dan wewenang DPRD Provinsi untuk mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian gubernur dan/atau wakil gubernur kepada presiden melalui Menteri Dalam Negeri untuk mendapatkan pengesahan pengangkatan dan/atau pemberhentian (Pasal I angka 1 yang menghapus  Ketentuan Pasal 101 ayat (1)  huruf d). Kedua, menghapus tugas dan wewenang DPRD kabupaten/kota untuk mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian bupati/wali kota dan/atau wakil bupati/wakil wali kota kepada Menteri Dalam Negeri melalui gubernur sebagai wakil pemerintah pusat untuk mendapatkan pengesahan pengangkatan dan/atau pemberhentian (Pasal I angka 2 yang menghapus Ketentuan Pasal 154 ayat (1) huruf d dihapus).

Kembali kepada  pembagian urusan pemerintahan bidang kearsipan  dalam Undang-Undang Pemda, dimana pemerintahan daerah dapat  membentuk secara otonom dalam tingkat Peraturan Daerah dan/atau Peraturan Gubernur atau Peraturan Walikota/Peraturan Bupati menjadi salah satu substansi materi muatan yang diatur. (®.Ŋ)

Rayi Darmagara
darmagara@gmail.com
Koordinator Indonesia Arsip Watch

Wednesday, 19 November 2014

Sekilas Mengenai Undang-Undang Kearsipan Kanada

Kearsipanonline.com - Pada kesempatan kali ini, redaksi kearsipanonline akan menyajikan ulasan singkat mengenai Undang-Undang Kearsipan dari Kanada sebagai referensi untuk menambah khasanah ilmu mengenai kearsipan yang terdapat di negara lain. Di Kanada Undang-Undang kearsipan merupakan dasar pembentukan Lembaga Perpustakaan dan Arsip Kanada sebagai pengganti dari Perpustakaan Nasional dan Arsip Nasional Kanada serta dasar hukum untuk pengangkatan Kepala Perpustakaan dan Arsip Kanada.  Undang-Undang ini mengatur tentang fungsi dan wilayah kekuasaan Perpustakaan dan lembaga kearsipan yang disesuaikan dengan fungsi dan kekuasaan yang terbaru dan  terintegrasi dengan misi-misi kedua lembaga tersebut sebelumnya.

Aturan hukum tentang penyimpanan publikas-publikasi juga telah diperbaharui untuk memfasilitasi aktifitas penyimpanan publikasi secara elektronik. Aturan baru mengenai perawatan warisan  dokumenter Canada sebagaimana ditemukan di internet juga diperkenalkan dalam Undang-Undnag ini. Undang-Undang ini mengamandemenkan Undang-Undang tentang Hak Kekayaan Intelektual (Copyright Act)  dengan cara memberikan perlindungan  jangka panjang  untuk hasil  karya pengarang yang belum diterbitkan atau yang  telah diterbitkan setelah pengarang tersebut meninggal sebelum tahun 1949. 

Pengaturan baru tentang perlindungan jangka panjang ini dilakukan melalui beberapa periode, tergantung pada tanggal meninggalnya penulis  dan apakah hasil karya penulis tersebut dipublikasikan selama masa hidupnya sang penulis tersebut. Sebagai tambahan, prasyarat  untuk kategori arsip statis hasil karya yang tidak diterbitkan adalah untuk koleksi yang disimpan sebelum tahun 1999 yaitu arsip tersebut harus mendapatkan izin tertulis dari pemegang hak kekayaan intelektual untuk dibuatkan duplikatnya dan  dalam penyimpanannya atau penelusuran  kepemilikan terkait telah dipindahtangankan.  Dalam Undang-Undang ini terdapat beberapa amandemen penting yang berhubungan dengan legislasi dan berisi tentang aturan tambahan dan amandemen koordinasi. 

TABEL PASAL-PASAL
UNDANG-UNDANG PENDIRIAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP CANADA
UNTUK MENGAMANDEMEN UNDANG-UNDANG HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL
DAN MENGAMANDEMEN UNDANG-UNDANG LAIN YANG BERHUBUNGAN  

Pembukaan
JUDUL SINGKAT
1. Judul Singkat
    Interpretasi dan Aplikasi 
2. Definisi
3. Aplikasi
PENDIRIAN DAN ORGANISASI
4. Pendirian
5. Penunjukkan Pustakawan dan Arsiparis 
6. Pendirian Dewan Penasehat 
OBJEK DAN KEWENANGAN
7. Objek 
8. Wewenang Pustakawan dan Arsiparis 
9. Pemusnahan atau Retensi 
PENGATURAN PENYIMPANAN 
10. Penyimpanan Publikasi
MEMPEROLEH REKAMAN ARSIP YANG BERKUALITAS UNTUK KEPERLUAN PRESERVASI 
11. Penyediaan duplikasi arsip statis yang berkualitas 
ARSIP-ARSIP DINAMIS PEMERINTAH DAN KEMENTERIAN
12. Pemusnahan dan Retensi
13. Serah Terima Arsip
14. Aplikasi
15. Akses Terbatas untuk bahan bukti Dewan Privy 
UNDANG-UNDANG ASET SURPLUS CROWN 
16. Publikasi Surplus 
17. Undang-Undang Aset Surplus Crown tidak diterapkan 
PASAL-PASAL TENTANG KEUANGAN 
18. PENGHITUNGAN
UMUM
19. Salinan Resmi
PELANGGARAN DAN SANKSI
20. Pelanggaran dan Sanksi

Diterjemahkan oleh Rini Rusyeni (Penerjemah Pertama di Arsip Nasional RI)
email: rinirusyeni80@gmail.com
telpon: 081281820279

Monday, 10 November 2014

"Arsip Nasional Lembaga Besar, Jangan Berpikir Medioker"

Jakarta - Senin 3 November 2014 bertempat di Gedung Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP) lantai 5, redaksi kearsipanonline.com meliput secara khusus kunjungan Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip Nasional RI, Rudi Anton, SH MH bertemu dengan Ketua DKPP, Prof Dr Jimly Asshiddiqie, SH.

Kunjungan Rudi Anton ini dalam rangka tukar pikiran perihal masalah kearsipan dengan salah satu tokoh bangsa yang berperan aktif dalam bidang ketatanegaraan ini. Diskusi antara Rudi Anton dan Jimly Asshiddiqie berlangsung menarik dari mulai pembahasan mengenai depo arsip statis hingga ke permasalahan yang lebih besar mengenai peran sentral Arsip Nasional dalam menunjang Good Governance.

Jimly Asshiddiqie berpandangan bahwa Arsip Nasional RI merupakan lembaga yang besar, mempunyai fungsi yang sangat strategis terkait pusat pengelolaan informasi seluruh republik Indonesia. Tapi dalam prakteknya Arsip Nasional RI masih belum dapat memaksimalkan fungsinya. 

"Selama you (Arsip Nasional RI) menempatkan cara berpikir yang medioker disitu saja, you (Arsip Nasional RI) tidak akan pernah melihat masalah. tapi kalau melihat bahwa apa yang dikerjakan adalah pekerjaan besar yang melibatkan seluruh bangsa maka you (Arsip Nasional RI) akan menjadi besar".

Disadari juga oleh Jimly Asshiddiqie, bahwa urusan kearsipan masih dipandang sebelah mata baik oleh pemerintah maupun masyarakat. Dicontohkan pula bahwa di pemerintahan, pejabat yang mengurusi soal kearsipan hanya pejabat tingkat bawah dan mempunyai anggaran yang terbatas. Perubahan paradigma para pengelola arsip juga perlu ditumbuhkan agar tidak merasa inferior. 

Di akhir pertemuan Jimly Asshiddiqie juga mengingatkan bahwa tertib administrasi merupakan awal mula dari semua persoalan, tertib administrasi menentukan 50 persen tujuan bernegara jadi jangan pernah disepelekan.