Kearsipan merupakan urusan wajib

Kearsipan Merupakan Urusan Wajib Dalam Undang-Undang Pemda

Perubahan ketatanegaraan dewasa ini semakin dinamis dengan di sahkannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, simak selengkapnya

Peran ANRI Dalam Proses Transisi Pemerintahan

Peran ANRI Dalam Proses Transisi Pemerintahan

ANRI ternyata mempunyai peran sentral dalam proses transisi pemerintahan? simak selengkapnya

Saatnya Indonesia Terapkan Pemilu Online

Anggaran Arsip Nasional, Kepemimpinan dan Siasat

Anggaran Arsip Nasional Turun Tiap Tahunnya, tidak adakah sikap lembaga mengatasi situasi ini?

Rudi Anton

SBY Serahkan Arsip 10 Tahun Pemerintahan Ke ANRI

Sebagai wujud pertanggungjawaban sebagai pemimpin negara kepada bangsa dan negara, SBY serahkan arsip ke ANRI

jimly asshiddiqie

Jimly Asshiddiqie: ANRI Harus Agresif Layaknya KPK

Dalam pandangannya Jimly Asshiddiqie menyatakan bahwa ANRI harus agresif memantau hal terkait kearsipan dan bila perlu menegur pejabat yang tidak melaksanakan ketentuan kearsipan dengan baik

Thursday, 20 November 2014

Undang-Undang Pemerintahan Daerah Disahkan, Kearsipan Merupakan Urusan Wajib

Kearsipanonline.com - Perubahan ketatanegaraan dewasa ini semakin dinamis dengan di sahkannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, yang diundangkan pada tanggal 2 Oktober 2014. Pasal 12 ayat (2) menyatakan bahwa kearsipan merupakan urusan pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar. 

Urusan wajib sendiri merupakan klasifikasi urusan pemerintahan yang konkuren, dimana urusan pemerintahan yang dibagi antara pemerintah pusat dan daerah provinsi dan daerah kabupaten/kota. Sebelumnya pengaturan ini berada pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota.

Berikut lampiran pembagian urusan pemerintahan di bidang Kearsipan sebagaimana tertera dalam Lampiran Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dengan judul Pembagian Urusan Pemerintahan Konkuren Antara Pemerintah Pusat  dan Daerah Provinsi dan Daerah Kabupaten/Kota, bagian ke I Matriks Pembagian Urusan Pemerintahan Konkuren Antara Pemerintah Pusat dan Daerah Provinsi dan Daerah Kabupaten/Kota.

X.PEMBAGIAN URUSAN PEMERINTAHAN BIDANG KEARSIPAN

Sebagai sebuah produk hukum  yang dibentuk melalui konstelasi politik, Undang-Undang Pemerintah Daerah pada masa akhir pemerintahan SBY menimbulkan polemik terkait dengan pemilihan Kepala Daerah secara langsung atau melalui DPRD, tepat pada tanggal pada tanggal 2 Oktober 2014 (hari saat Undang-Undang Pemerintahan Daerah diundangkan), SBY mengeluarkan  Peraturan Pemerintah  Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014  tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014  tentang Pemerintahan Daerah, yang  berisi dua hal penting. 

Pertama, menghapus tugas dan wewenang DPRD Provinsi untuk mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian gubernur dan/atau wakil gubernur kepada presiden melalui Menteri Dalam Negeri untuk mendapatkan pengesahan pengangkatan dan/atau pemberhentian (Pasal I angka 1 yang menghapus  Ketentuan Pasal 101 ayat (1)  huruf d). Kedua, menghapus tugas dan wewenang DPRD kabupaten/kota untuk mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian bupati/wali kota dan/atau wakil bupati/wakil wali kota kepada Menteri Dalam Negeri melalui gubernur sebagai wakil pemerintah pusat untuk mendapatkan pengesahan pengangkatan dan/atau pemberhentian (Pasal I angka 2 yang menghapus Ketentuan Pasal 154 ayat (1) huruf d dihapus).

Kembali kepada  pembagian urusan pemerintahan bidang kearsipan  dalam Undang-Undang Pemda, dimana pemerintahan daerah dapat  membentuk secara otonom dalam tingkat Peraturan Daerah dan/atau Peraturan Gubernur atau Peraturan Walikota/Peraturan Bupati menjadi salah satu substansi materi muatan yang diatur. (®.Ŋ)

Rayi Darmagara
darmagara@gmail.com
Koordinator Indonesia Arsip Watch

Blogger Tricks

Wednesday, 19 November 2014

Sekilas Mengenai Undang-Undang Kearsipan Kanada

Kearsipanonline.com - Pada kesempatan kali ini, redaksi kearsipanonline akan menyajikan ulasan singkat mengenai Undang-Undang Kearsipan dari Kanada sebagai referensi untuk menambah khasanah ilmu mengenai kearsipan yang terdapat di negara lain. Di Kanada Undang-Undang kearsipan merupakan dasar pembentukan Lembaga Perpustakaan dan Arsip Kanada sebagai pengganti dari Perpustakaan Nasional dan Arsip Nasional Kanada serta dasar hukum untuk pengangkatan Kepala Perpustakaan dan Arsip Kanada.  Undang-Undang ini mengatur tentang fungsi dan wilayah kekuasaan Perpustakaan dan lembaga kearsipan yang disesuaikan dengan fungsi dan kekuasaan yang terbaru dan  terintegrasi dengan misi-misi kedua lembaga tersebut sebelumnya.

Aturan hukum tentang penyimpanan publikas-publikasi juga telah diperbaharui untuk memfasilitasi aktifitas penyimpanan publikasi secara elektronik. Aturan baru mengenai perawatan warisan  dokumenter Canada sebagaimana ditemukan di internet juga diperkenalkan dalam Undang-Undnag ini. Undang-Undang ini mengamandemenkan Undang-Undang tentang Hak Kekayaan Intelektual (Copyright Act)  dengan cara memberikan perlindungan  jangka panjang  untuk hasil  karya pengarang yang belum diterbitkan atau yang  telah diterbitkan setelah pengarang tersebut meninggal sebelum tahun 1949. 

Pengaturan baru tentang perlindungan jangka panjang ini dilakukan melalui beberapa periode, tergantung pada tanggal meninggalnya penulis  dan apakah hasil karya penulis tersebut dipublikasikan selama masa hidupnya sang penulis tersebut. Sebagai tambahan, prasyarat  untuk kategori arsip statis hasil karya yang tidak diterbitkan adalah untuk koleksi yang disimpan sebelum tahun 1999 yaitu arsip tersebut harus mendapatkan izin tertulis dari pemegang hak kekayaan intelektual untuk dibuatkan duplikatnya dan  dalam penyimpanannya atau penelusuran  kepemilikan terkait telah dipindahtangankan.  Dalam Undang-Undang ini terdapat beberapa amandemen penting yang berhubungan dengan legislasi dan berisi tentang aturan tambahan dan amandemen koordinasi. 

TABEL PASAL-PASAL
UNDANG-UNDANG PENDIRIAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP CANADA
UNTUK MENGAMANDEMEN UNDANG-UNDANG HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL
DAN MENGAMANDEMEN UNDANG-UNDANG LAIN YANG BERHUBUNGAN  

Pembukaan
 
JUDUL SINGKAT
1. Judul Singkat
    Interpretasi dan Aplikasi 
2. Definisi
3. Aplikasi
 
PENDIRIAN DAN ORGANISASI
4. Pendirian
5. Penunjukkan Pustakawan dan Arsiparis 
6. Pendirian Dewan Penasehat 
 
OBJEK DAN KEWENANGAN
7. Objek 
8. Wewenang Pustakawan dan Arsiparis 
9. Pemusnahan atau Retensi 
 
PENGATURAN PENYIMPANAN 
10. Penyimpanan Publikasi
 
MEMPEROLEH REKAMAN ARSIP YANG BERKUALITAS UNTUK KEPERLUAN PRESERVASI 
11. Penyediaan duplikasi arsip statis yang berkualitas 
 
ARSIP-ARSIP DINAMIS PEMERINTAH DAN KEMENTERIAN
12. Pemusnahan dan Retensi
13. Serah Terima Arsip
14. Aplikasi
15. Akses Terbatas untuk bahan bukti Dewan Privy 
 
UNDANG-UNDANG ASET SURPLUS CROWN 
16. Publikasi Surplus 
17. Undang-Undang Aset Surplus Crown tidak diterapkan 
 
PASAL-PASAL TENTANG KEUANGAN 
18. PENGHITUNGAN
 
UMUM
19. Salinan Resmi
 
PELANGGARAN DAN SANKSI
20. Pelanggaran dan Sanksi

Monday, 10 November 2014

"Arsip Nasional Lembaga Besar, Jangan Berpikir Medioker"

Jakarta - Senin 3 November 2014 bertempat di Gedung Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP) lantai 5, redaksi kearsipanonline.com meliput secara khusus kunjungan Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip Nasional RI, Rudi Anton, SH MH bertemu dengan Ketua DKPP, Prof Dr Jimly Asshiddiqie, SH.

Kunjungan Rudi Anton ini dalam rangka tukar pikiran perihal masalah kearsipan dengan salah satu tokoh bangsa yang berperan aktif dalam bidang ketatanegaraan ini. Diskusi antara Rudi Anton dan Jimly Asshiddiqie berlangsung menarik dari mulai pembahasan mengenai depo arsip statis hingga ke permasalahan yang lebih besar mengenai peran sentral Arsip Nasional dalam menunjang Good Governance.

Jimly Asshiddiqie berpandangan bahwa Arsip Nasional RI merupakan lembaga yang besar, mempunyai fungsi yang sangat strategis terkait pusat pengelolaan informasi seluruh republik Indonesia. Tapi dalam prakteknya Arsip Nasional RI masih belum dapat memaksimalkan fungsinya. 

"Selama you (Arsip Nasional RI) menempatkan cara berpikir yang medioker disitu saja, you (Arsip Nasional RI) tidak akan pernah melihat masalah. tapi kalau melihat bahwa apa yang dikerjakan adalah pekerjaan besar yang melibatkan seluruh bangsa maka you (Arsip Nasional RI) akan menjadi besar".

Disadari juga oleh Jimly Asshiddiqie, bahwa urusan kearsipan masih dipandang sebelah mata baik oleh pemerintah maupun masyarakat. Dicontohkan pula bahwa di pemerintahan, pejabat yang mengurusi soal kearsipan hanya pejabat tingkat bawah dan mempunyai anggaran yang terbatas. Perubahan paradigma para pengelola arsip juga perlu ditumbuhkan agar tidak merasa inferior. 

Di akhir pertemuan Jimly Asshiddiqie juga mengingatkan bahwa tertib administrasi merupakan awal mula dari semua persoalan, tertib administrasi menentukan 50 persen tujuan bernegara jadi jangan pernah disepelekan.

Saturday, 8 November 2014

Penilaian Arsip oleh Barbara Reed

MENERJEMAHKAN BUKU: KEEPING ARCHIVES, SECOND EDITION
EDITOR: JUDITH ELLIS (THE AUSTRALIAN SOCIETY NOF ARCHIVISTS Inc)
BAB VI: PENILAIAN DAN PEMUSNAHAN
OLEH: Barbara Reed
 

Arsiparis bertangggung jawab untuk mengidentifikasi dan menilai sebagian kecil dari semua arsip dinamis yang diciptakan sebagai arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan. Proses menentukan arsip dinamis menjadi arsip statis dan juga arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi merupakan  salah satu keahlian di bidang kearsipan yang dinamakan penilaian. Kapan dan bagaimana keahlian ini dapat diaplikasikan?

Keputusan penilaian arsip dibuat dalam jangka waktu yang berbeda-beda dengan menggunakan pendekatan yang berbeda serta penekanan yang berbeda pula,  tergantung pada jenis-jenis arsip statisnya. Pendekatan sentralistik untuk lembaga-lembaga kearsipan dan arsip statis lembaga itu sendiri harus dilakukan melalui identifikasi awal arsip yaitu pada fase arsip aktif sebagai bagian dari strategi informasi yang digunakan organisasi secara keseluruhan. Pengumpulan arsip statis merupakan aplikasi keahlian dari penilaian  yang berhubungan dengan strategi akuisisi guna memastikan keterpaduan koleksi informasi yang tersimpan. 

Terdapat hubungan yang sangat lekat antara akuisisi dan penilaian. Keputusan penilaian arsip merupakan gambaran actual dari proses akuisisi. Hubungan tersebut dapat digambarkan melalui pertanyaan berikut ini:  mengapa saya menyimpan arsip dinamis ini? Bagaimana cara membuat sebuah kebijakan akuisisi dan mengelola proses akuisisi di jelaskan pada Bab 5. Bab ini pertama-tama menjelaskan tentang prinsip-prinsip tradisional dari penilaian dan aplikasinya dengan menggunakan teknik pemusnahan yang umum, menggambarkan beberapa adaptasi metode yang dipraktekkan untuk mengatasi masalah yang harus diselesaikan oleh para arsiparis.

Gambaran Singkat Penilaian

Semua arsip statis harus diseleksi secara hati-hati karena berhubungan dengan nilai guna yang berkelanjutan. Ini mutlak diperlukan untuk membuat kumpulan  sumber  arsip statis yang kohesif, berhubungan satu sama lainnya dan   terpercaya. Memang, tidak semua arsip dinamis dapat tersimpan secara jelas. Banyak pencipta dan penanggung jawab arsip dinamis memiliki mekanisme formal dan informal untuk mengurangi tumpukan dokumen dan arsip selama masa aktifnya. Namun, bahkan dengan banyaknya mekanisme yang dibuat tersebut, tetap saja sejumlah besar arsip dinamis yang telah diseleksi tersebut tidak dapat diasumsikan secara otomatis memiliki nilai guna statis. Walaupun pencipta arsip tersebut adalah institusi ataupun individu, proporsi arsip dinamis menjadi statis diperkirakan hanya mencapai 15-5% dari total arsip dinamis yang diciptakan.  Sehingga, hanya sebagian kecil saja arsip
dinamis yang menjadi arsip statis. 

Menentukan arsip dinamis mana yang harus diretensikan sebagai arsip statis merupakan pekerjaan yang sulit. Ada suatu pemahaman yang konstan bahwa arsip dinamis memiliki sifat yang unik yaitu, informasi yang terkandung di dalam arsip dinamis tidak dapat disimpan dimanapun. Jika seorang arsiparis  tidak dapat menentukan materi dari arsip dinamis, maka isi yang tersimpan di dalamnya akan hilang selamanya. di lain pihak, banyak arsip dinamis disimpan dalam berbagai format dan informasi yang terkandung di dalamnya seringkali direkam ke dalam banyak versi dalam satu organisasi. arsip dinamis yang berisi tentang kesimpulan informasi merupakan sumber arsip yang lebih menarik untuk diteliti dibandingkan dengan ratusan meter arsip dinamis yang berisi tentang aneka ragam informasi. 

Penilaian berhubungan dengan proses pemahaman untuk pendokumentasian dan penyeimbangan rangkaian pemahaman yang saling berhubungan. Tujuannya adalah mencapai serangkaian keputusan secara cermat dalam rangka memusnahkan sejumlah besar arsip dinamis, dan menyelamatkan arsip benilai statis.

Prinsip-Prinsip Penilaian

Prinsip penilaian tradisional biasanya disesuaikan dengan kebutuhan in-house (dan biasanya pemerintah) dimana arsip berkedudukan paling tinggi. Prinsip dasar ini diaplikasikan ke dalam penilaian seluruh arsip dinamis.

Arsip dinamis mempunyai 2 karakteristik dasar yaitu memiliki nilai primer-yang merupakan nilai bukti atau nilai documenter dari arsip dan nilai sekunder-yaitu nilai informasi yang terkandung di dalamnya. 

Nilai bukti (eviden) arsip dinamis berdasarkan pada fungsi arsip dinamis bagi sebuah kantor atau orang yang menciptakan dan menggunakannya. 

 Tiga tipe umum arsip dinamis yang memiliki nilai bukti (eviden) yaitu: 
  1. Memiliki  nilai guna administrative, hukum dan finansial yang berkelanjutan bagi organisasiataupun individu yang menciptakannya, atau bagi badan organisasi lainnya. 
  2. Arsip yang menyimpan  data-data pelayanan sipil, hukum, kekayaan intelektual individu atau komunitas. 
  3. Arsip yang mencerminkan perkembangan tubuh organisasi seperti struktur, fungsi, kebijakan, keputusan, dan pengelolaan penting lainnya atau yang mencerminkan aktifitas,  karir, kepentingan perorangan.
Arsip dinamis yang memiliki nilai informasi didefinisikan sebagai   arsip yang memiliki fungsi nilai guna tak hanya bagi pencipta arsip dari sisi perseorangan  namun juga bagi organisasi dan peneliti. Arsip jenis ini seringkali berisi tentang informasi yang dikumpulkan jadi satu untuk suatu tujuan yang berbeda dari kegunaannya oleh peneliti di waktu yang berbeda. Contoh arsip jenis ini adalah arsip perencanaan asuransi property dan data-data pendukungnya merupakan arsip yang diperlukan oleh orang yang akan melakukan restorasi gedung-gedung untuk dikembalikan ke bentuk aslinya;  data sensus  digunakan untuk melihatsejarah keluarga perorangan; atau  kartu properti dan buku  tarif, umumnya  digunakan untuk studi perubahan tingkat perekonomian dari berbagai kelompok. Sebagai seorang arsiparis, setelah berkonsultasi dengan berbagai ahli  yang berhubungan dengan arsip-arsip yang dikelolanya, harus memperhatikan nilai guna informasi yang terkandung dalam arsip karena nilai ini merupakan sumber bukti kerja penciptanya. 

Pembagian dua kategori dasar ini tidak secara ekslusif. Seringkali, arsip yang memiliki nilai primer juga memiliki banyak informasi yang diminati peneliti. Tujuan penilaian arsip adalah untuk mengaplikasikan penilaian secara hati-hati dan seobjektif mungkin sehingga arsip yang dikelola akan benar-benar mencerminkan dan merepresentasikan seseorang, organisasi, dan peristiwa.

Teknik Penilaian

Teknik penilaian tradisional telah berovolusi selama lebih dari 50 tahun lamanya. Sebelum masa itu, tidak ada strategi pemilahan arsip statis dan dinamis. Pada waktu itupun jumlah arsip dinamis yang diciptakan masih dapat dikelola dan para arsiparis pada masa itu hanya terfokus pada dokumentasi dan menggunaan arsip tersebut. Namun, seiring dengan adanya perubahan skala besar produksi arsip pada awal pertengahan abad ke-20 mengakibatkan adanya perubahan teknik yang harus diaplikasikan oleh arsiparis untuk menentukan arsip mana yang harus diseleksi menjadi statis.

Teknik penilaian arsip dari bawah ke atas digunakan untuk memeriksa kondisi fisik arsip dinamis dan mengaplikasikan serangkaian nilai dan criteria arsip-arsip dinamis tersebut; yaitu, arsip jenis apa yang dimiliki oleh masing-masing arsip dinamis-memiliki nilai bukti atau nilai informasi? Apakah arsip dinamis ini lengkap, akurat, tepat, dapat dipertanggungjawabkan keasliannya, berada di alur otoritas yang jelas dan apakah rasional?

Alat yang paling sering digunakan dalam proses penilaian adalah survey arsip dinamis, jadwal retensi dan pemeriksaan penilaian. Ketiga hal tersebut merupakan alat yang paling efektif untuk digunakan ketika konteks pencipta arsip dapat dipahami.

Friday, 7 November 2014

Bedah Buku Records Management: Integrated Information System (Sistem Klasifikasi Arsip)

CARA MELAKUKAN SELEKSI DALAM SUATU SISTEM KLASIFIKASI

Karena tiap-tiap system memiliki kelemahan dan kelebihannya masing-masing, maka masing-masing perusahaan harus menyeleksi suatu system klasifikasi filling berdasarkan dari ukuran perusahaan dan jumlah arsip yang dihasilkan, jenis-jenis arsip yang disimpan, bagaimana dan mengapa arsip tersebut digunakan, dan seberapa cepat arsip tersebut di akses. 
  1. UKURAN PERUSAHAAN - ukuran perusahaan mengacu pada jumlah personelyang bertanggungjawab untuk mengelola dan juga siapa yang bertanggung jawab atas akses arsip yang  tersimpan. Semakin besar perusahaan maka akan semakin banyak pula orang yang akan memproses atau menggunakan arsip. 
  2. JUMLAH ARSIP  – untuk perusahaan kecil, dimana hanya terdapat sedikit arsip yang tercipta, system alfabetis merupakan pilihan system klasifikasi arsip yang harus digunakan. Namun, untu perusahaan besar, dimana terdapat arsip dalam jumlah yang sangat besar dan terdapat beraneka ragam arsip yang tercipta, maka system angka atau gabungan antara angka dan alfabetis harus digunakan.
  3. JENIS ARSIP  – walaupun arsip kertas  merupakan arsip yang paling dominan tercipta, namun saat ini arsip-arsip dalam bentuk media lain semakin banyak tercipta dalam bentuk magnetic seperti floopy disc dan hard disc, serta microfilm. System klasifikasi harus dapat mencakup semua jenis arsip tersebut. 
  4. BAGAIMANA ARSIP DIGUNAKAN  –  dalam membuat system klasifikasi arsip, kita harus menyesuaikan jenis-jenis arsip yang mungkin akan digunakan berdasarkan fungsinya. Untuk pengguna arsip di bidang akuntansi biasanya selalu berhubungan dengan angka, maka arsip jenis ini diklasifikasikan secara angka. Arsip untuk sales data biasanya bekerja berdasarkan pembagian wilayah kerja konsumennya, maka klasifikasi arsipnya berdasarkan geografis kewilayahan. Arsip  tentang produk-produk barang yang dihasilkan perusahaan dapat dikategorikan berdasarkan subjeknya.  
  5. SIAPA YANG MENGGUNAKAN ARSIP-  siapapun yang akan menggunakan arsip kita harus dapat menentukan system klasifikasi arsip yang terbaik. System klasifikasi berdasarkan subjek merupakan pilihan terbaik untuk arsip yang akan diakses oleh unsur pimpinan yang membutuhkan informasi khusus berdasarkan kategori informasi tertentu. Namun untuk arsip pegawai, system alfabetis atau numeric yang sesuai untuk diaplikasikan. 
  6. AKSES ARSIP  –  akses terrhadap  arsip dapat dibagi menjadi dua system. Pertama system akses langsung yaitu  system ini memberikan akses langsung kepada pengguna dalam menentukan lokasi  file  arsip yang akan diaksesnya. System klasifikasi alfabetis merupakan system yang direkomendasikan untuk system akses langsung ini.  System akses tak langsung  merupakan system yang menggunakan kode indeks tertentu yang harus dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pengelola arsip untuk mengartikan kode-kode indeks yang ada dalam menentukan lokasi arsip. System numeric (angka) dan alfabetis sesuai untuk system akses tak langsung ini.  
SISTEM KLASIFIKASI ARSIP ALFABETIS

Sistem klasifikasi arsip alfabetis digunakan untuk menyimpan arsip berdasarkan nama individu, jenis bisnis, institusi, badan pemerintah, subjek atau lokasi geografis- semua hal tersebut disusun secara berurutan berdasarkan abjad. Semua system alfabetis merupakan system akses langsung kecuali system alfabetis secara subjek. 
Setiap arsip yang disimpan harus diberikan indeks dan kode untuk mengidentifikasi lokasi penyimpanannya.  Aturan mengenai cara melakukan indeks (penentuan judul arsip yang dimasukkan ke dalam file) dan kodesifikasi (penentuan tanda judul file arsip) untuk penataan arsip berdasarkan nama, subjek dan lokasi geografis akan dibahas berikut ini.   


Penataan (Filling) berdasarkan Nama Personal

Nama Personal.    Rangkaian pertama dari indeks dan kodesifikasi adalah nama personal-yaitu nama individu perseorangan. Semua nama harus disusun dari nama keluarga sehingga nama keluarga merupakan unit indeks primer, nama pertama unit kedua dan nama tengah atau inisial adalah unit ketiga. Jika unit primer identik, maka unit kedua harus diperbandingkan. Nama tengah atau inisial digunakan untuk menentukan urutan penataan arsip secara alfabetis.

SISTEM KLASIFIKASI BERDASARKAN SUBJEK

Metode kedua dalam penataan secara alfabetis adalah dengan menggunakan system klasifikasi berdasarkan subjek dimana dalam system ini arsip ditata berdasarkan nama topic atau kategori bukan berdasarkan nama personalatau bisnis atau organisasi. Dua metode yang digunakan berdasarkan subjek adalah system
kamus dan system  ensiklopedia. Dalam system kamus arsip ditata secara alfabetis seperti tatanan yang terdapat dalam kamus-  yaitu tidak ada pengelompokkan topic-topik yang berhubungan. System ini digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah kecil-  yaitu khusus untuk arsip yang terdiri dari tidak lebih dari dua laci  filling cabinet atau 3 kaki kubik tempat penyimpanan. Arsip kantor level eksekutif merupakan jenis arsip yang sesuai dengan system penataan seperti ini. 
Untuk arsip yang harus disimpan berdasarkan subjek dalam  skala yang lebih besar,  maka system ensiklopedia harus digunakan. System ini digunakan untuk mengatur topic-topik umum sub judul, dan subjek yang masih berhubungan dengan topic umum. 
System klasifikasi arsip subjek merupakan system akses tak langsung yang harus menggunakan indeks relative. Indeks ini berisi tentang daftar arsip dalam susunan alfabetis yang terdiri dari  nama-nama topik yang digunakan dalam system. Sebelum arsip diberikan indeks dan kode, file harus dituliskan dengan mengacu pada indeks yang sesuai dengan topik nama arsip. oleh karena itu, sebelum membuat indeks, para penata arsip harus membaca terlebih dahalu semua arsip yang akan ditata sehingga dalam proses penentuan topik arsip untuk indeks dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.  Indeks dan Kode. Berisi nama-nama topik atau kategori disusun sesuai dengan urutan alfabetis berdasarkan topik utama atau nama utama dalam arsip. 

SISTEM KLASIFIKASI NUMERIC

Sistem klasifikasi numeric merupakan system akses tak langsung yang bergantung pada penggunaan kode nomor yang berhubungan dengan bisnis dan organisasi, individu atau subjek. Nomor digunakan sebagai unit indeks dan dapat dicetak sebagai dokumen (seperti nomor invoice atau ceklist nomor).  Arsip dapat juga ditata dengan menggunakan nomor dan disusun secara kronologis berdasarkan kode number urutan di buku akses. Buku akses atau penomoran merupakan alat pengendali tanggal untuk file  yang diciptakan dan untuk memastikan bahwa tidak ada satu koresponden atau subjek apaun yang berada dalam nomor yang sama. 

System klasifikasi numeric merupakan system akses tak langsung karena menggunakan indeks untuk file arsip yang tekah diberikan nomor. Indeks berupa kartu file atau kartu indeks yang berisi tentang nama dan alamat semua koresponden atau nama subjek. Setiap kartu menunjukkan koresponden atau subjek. 

Ketika kode angka telah ditentukan dari index, para  pekerja file dapat menata atau mengambil arsip yang diperlukan. System numeric memiliki beberapa kelemahan spesifik yaitu: 
  1. Kemungkinan terjadi kesalahan dalam penataan dan penataan kembali arsipdapat terjadi ketika nomor pengendali ditukar/ganti, pada saat proses kodesifikasi atau ketika membaca sejumlah arsip. kesalahan yang sering terjadi adalah ketika system berubah menjadi semakin besar sejalan dengan bertambahnya jumlah file arsip. 
  2. Harus menggunakan dua rangkaian file – yaitu file numeric dan file abjad yang terpisah untuk mengendalikan file agar tidak tercampur. 
  3. Arsip yang tercampur harus dipisahkan ke dalam file abjad yang terpisah sampai nomor yang sesuai dapat diakumulasikan ke dalam file terpisah terbaru.
System klasifikasi numeric meliputi numeric langsung atau berurutan, digit tengah, terminal digit, duplex numeric, dan system penataan decimal.