Kearsipan merupakan urusan wajib

Kearsipan Merupakan Urusan Wajib Dalam Undang-Undang Pemda

Perubahan ketatanegaraan dewasa ini semakin dinamis dengan di sahkannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, simak selengkapnya

Peran ANRI Dalam Proses Transisi Pemerintahan

Peran ANRI Dalam Proses Transisi Pemerintahan

ANRI ternyata mempunyai peran sentral dalam proses transisi pemerintahan? simak selengkapnya

Saatnya Indonesia Terapkan Pemilu Online

Anggaran Arsip Nasional, Kepemimpinan dan Siasat

Anggaran Arsip Nasional Turun Tiap Tahunnya, tidak adakah sikap lembaga mengatasi situasi ini?

Rudi Anton

SBY Serahkan Arsip 10 Tahun Pemerintahan Ke ANRI

Sebagai wujud pertanggungjawaban sebagai pemimpin negara kepada bangsa dan negara, SBY serahkan arsip ke ANRI

jimly asshiddiqie

Jimly Asshiddiqie: ANRI Harus Agresif Layaknya KPK

Dalam pandangannya Jimly Asshiddiqie menyatakan bahwa ANRI harus agresif memantau hal terkait kearsipan dan bila perlu menegur pejabat yang tidak melaksanakan ketentuan kearsipan dengan baik

Monday, 12 January 2015

Download Permenpan No. 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis

Kearsipanonline.com - Tepat tanggal 16 Oktober 2014, 4 hari sebelum lengser dari jabatannya, Menteri Pendayagunaan dan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) Azwar Abubakar mengesahkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis.

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis menggantikan peraturan lama yaitu Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

Banyak hal baru diatur dalam peraturan ini, dimana dahulu setiap Arsiparis wajib mencatat, menginventarisir seluruh kegiatan yang dilakukan melalui rincian butir kegiatan, dalam peraturan baru ini angka kredit kumulatif untuk kenaikan pangkat dan jabatan Arsiparis ditetapkan berdasarkan hasil penilaian kinerja melalui Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). Hasil penilaian kinerja yang dikonversi ke dalam angka kredit kumulatif peritungannya terdapat dalam Pasal 10 ayat (2).

Dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 juga menghapus ketentuan mengenai Pembebasan Sementara terhadap jabatan fungsional Arsiparis yang dilakukan karena tidak terpenuhi angka kredit. Bagi Arsiparis  yang tidak dapat mencapai target nilai kinerja yang ditetapkan dalam SKP dibawah 50% dijatuhi hukuman disiplin. 

Untuk lebih jelasnya anda dapat mengunduh Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 >>DISINI<<


Blogger Tricks

Friday, 9 January 2015

Hot News: Jadwal Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Tahun 2015


Jakarta - Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia  (Pusdiklat Kearsipan ANRI) pada tahun 2015 akan menyelenggarakan serangkaian diklat  kearsipan yang pendanaannya dengan Rupiah Murni (RM) maupun melalui mekanisme Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). Diklat kearsipan ditujukan untuk meningkatkan kompetensi dan profesionalitas sumber daya manusia kearsipan di Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, BUMN/BUMD, Organisasi masyarakat, Organisasi politik, dan Swasta.

Prosedur pendaftaran peserta diklat sebagai berikut: 
  1. Pendaftaran dilakukan oleh pimpinan instansi melalui surat dengan melampirkan “Formulir Pendaftaran Diklat Kearsipan 2015” yang telah diisi serta melampirkan persyaratan yang ditetapkan dan dikirimkan pada kesempatan pertama melalui faks. 
  2. Pendaftaran diterima paling lambat 1 bulan sebelum tanggal pelaksanaan diklat yang akan diikuti.
  3. Pendaftar yang telah diseleksi untuk mengikuti diklat akan dikirimkan surat pemanggilan paling lambat 2 minggu sebelum tanggal pelaksanaan.  
  4. Bagi pendaftar yang tidak menerima surat pemanggilan, maka tidak diikutkan dalam diklat tersebut. 
>>UNDUH FORMULIR DISINI<<
Informasi dapat menghubungi:
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEARSIPAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Jl. Ir. H Juanda No. 62 Bogor, Jawa Barat
Telp       :  0251-8322331
Faks      :  0251-8362711
HP        :  0822 60 125 126 
Email     :  pusdiklat.anri@yahoo.com  
FB        :  Pusdiklat Kearsipan

Kata Kunci: Jadwal, Pendidikan, Pelatihan Kearsipan2015, diklat kearsipan 2015, arsip

CATATAN:
kearsipanonline.com BUKAN sebagai pihak panitia penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan, Mohon tidak mencantumkan nomor telepon pribadi di website kearsipanonline.com demi menghindari penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. 
Kearsipanonline.com tidak pernah menghubungi/meminta biaya materi apapun kepada peserta Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan karena Kearsipanonline.com hanya sebagai penyampai informasi dan tidak berhubungan langsung dengan  ARSIP NASIONAL RI.

 

Tuesday, 23 December 2014

Apakah Arsip dapat menyelamatkan Identitas Lokal, Regional dan Negara? (2)

Kearsipanonline.com - Sumber arsip yang paling utama untuk sejarah masa lalu orang-orang Polandia yang dijadikan sumber untuk proyek ini adalah kolesi surat-surat imigran yang disimpan di Arsip Negara di Warsaw. Koleksi arsip (fond arsip)  yang diketahui sebagai surat-surat imigran berisi sebanyak 355 surat-surat pribadi, lebih dari 200 surat di antaranya dikirim dari Amerika Serikat (sisanya dikirim dari Brazil). Surat-surat tersebut ditulis pada tahun 1890-1891. Selain berisi tentang korespondensi pribadi, surat-surat ini juga berisi tentang korespondesi dengan agen-agen perjalanan. 

Surat-surat yang ditulis oleh warga polandia ini unik karena surat-surat tersebut tidak pernah dialamatkan langsung ke tempat yang dituju dan ditahan oleh lembaga sensor Rusia. Surat-surat ini merekam jejak-jejak aktifitas sensor, seperti terdapat tanda garis bawah dengan menggunakan pensil. Sensor dilakukan terutama pada  paragraf  yang terdiri dari isu-isu sebagai berikut: 

membawa  keluarga ke Amerika Serikat, kemungkinan mengirimkan tiket kapal  laut, bujukan untuk beremigrasi, gambaran rute ilegal yang ditempuh untuk melewati batas Russia dan Prussia, dan gambaran kehidupan sehari-hari di negara baru. Surat-surat tersebut ditahan oleh pemerintah Russia termasuk juga barang-barang yang terlampir bersamaan dengan surat-surat tersebut seperti, passpor  Russia, Kartu Pas Naik (Boarding Pass), tiket kereta api menuju Amerika Serikat, Iklan perusahaan pelayaran.  Sumber-sumber arsip ini dibuat oleh sekelompok masyarakat yang hampir tidak pernah membuat arsip-arsip tertulis, namun mereka dipaksa untuk melakukannya karena didesak kebutuhan untuk berkomunikasi dengan keluarga mereka di negara asal. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan bangsa Polandia dalam melakukan
korespondensi berisi banyak kesalahan leksikal dan gramatikal. 
  
Kiprah Kaum Muda Dalam Pendidikan Sejarah (EMILE) 

Aktivitas pendidikan juga berperan penting bagi terlaksananya proyek ini. Mitra kerja kami di Italia melaksanakan  kegiatan di sekolah-sekolah dengan tema Pengetahuan Kita tentang Masa Lalu Dapat Membantu Kita Untuk Memahami Masa Sekarang Agar Dapat Membangun Masa Depan yang lebih Baik. Gagasan utama kegiatan ini adalah untuk mendorong para siswa mempelajari lebih mendalam tentang sejarah imigrasi dari Trentino dan untuk membantu mereka untuk lebih memahami cerita kehidupan individu para imigran. Para siswa  dimotivasi untuk menceritakan pendapat, pandangan mereka (mengenai imigran sebelum mengikuti kegiatan ini), dan membandingkannya dengan pengetahuan baru yang telah mereka dapatkan dalam acara ini. sementara itu, mitra kerja kami di negara lain melaksanakan kelas-kelas kearsipan dan kompetisi menulis bagi para siswa. 

Kegiatan promosi proyek ini memiliki peran vital dalam menyebarluaskan informasi yang diperoleh. Program  ini diliput secara luas oleh pers dan media lain, sehingga pada  akhirnya mengundang minat para peneliti untuk melakukan program lain sebagai lanjutan proyek EMILE. 

Pada tahun 2011, Arsip Negara di Warsaw diundang oleh Pusat Penelitian Sejarah Imigrasi Universitas Minnesota untuk ikut serta dalam proyek penelitian tentang surat-menyurat di antara para imigran di Amerika Serikat dan keluarga mereka yang berada di negara kampung halaman. Tujuan utama penelitian ini adalah untuk memberikan akses seluas-luasnya  mengenai korespondensi para imigran melalui digitalisasi dan memnempatkannya secara daring (online). 

Penelitian ini berfokus pada surat-surat imigran yang ditulis dari negara Eropa pada tahun 1850-1970 dan meliputi koleksi milik Pusat Penelitian Sejarah Imigrasi. Sebagai bagian dari program penelitian, sebuah website juga dikembangkan sebagai wadah hasil digitalisasi surat-surat bersama-sama dengan transliterasi dan terjemahannya ke dalam bahasa Inggris. Terlampir bersama surat-surat tersebut adalah informasi tentang pengarangnya dan juga foto-foto.  

Kaum terpelajar, arsiparis, pustakawan dan kurator museum dari Austria, Korasia, Slovenia, Republik Ceko, Polandia, Slovakia, dan Hungaria, yang memiliki spesialisasi di bidang imigrasi dari negara Eropa menuju Amerika Utara, juga dilibatkan dalam proyek ini. Tujuannya adalah untuk menempatkan semua surat-surat yang tersimpan di Arsip Negara di Warsaw di internet, termasuk juga surat-surat dari Amerika Serikat dan Brazil, sehingga semua arsip tersebut dapat diakses oleh masyarakat secara luas. 

Walaupun proyek ini berhasil, namun proyek penelitian tentang proses imigrasi dari Eropa dan Amerika ini menggambarkan masalah yang lebih besar  lagi, yaitu mengenai akses ke sumber arsip yang terdiri dari milyaran orang yang ingin mencari lebih banyak tentang asal usul mereka.  Mereka harus mencari ke lembaga arsip yang berada di negara-negara dimana mereka tidak lagi menjadi warga resmi negara tersebut. Kondisi ini terjadi pada negara-negara Eropa Tengah dan Selatan, yang mana pada daerah tersebut  terjadi perpindahan besar-besaran sebagai akibat dari penyelesaian konflik antara Turki dan Yunani (berdasarkan  protokol yang ditandatangani pada tanggal 30 Januari 1923  sebagai bagian tak terpisahkan dari Perjanjian Lausanne yang ditandatangani pada  tanggal 24 di tahun yang sama). dalam protocol ini diberlakukan relokasi bagi populasi bangsa Yunani dari wilayah Asia Kecil, walaupun masyarkat Yunani di daerah ini telah menempati wilayah tersebut selama lebih dari 5 ribu tahun!! Penyelesaian konflik yang sperti ini seringkali digunakan untuk menyelesaikan pertikaian hubungan di antara negara-negara Balkan (contoh, kasus di Thracia Timur dan relokasi warga Bulgaria dari daerah tersebut), dan kemudian kasus ini dijadikan percontohan yang diikuti oleh para pemimpin lain  dan menjadi dasar pengaturan internasional baru di Eropa Tengah setelah Perang Dunia II. 

Sampai sekarang, cara ini dianggap sebagai solusi unik Balkan dalam mengatur hubungan internasional. Metode ini juga digunakan  di Eropa  Tengah. Mengikuti keputusan yang dikeluarkan oleh Sekutu, milyaran warga Jerman direlokasi dari daerah yang sekarang dikenal sebagai Polandia Utara dan Barat  dan tempat dimana populasi masyarakat keturunan Polandia tiba. Sementara itu populasi setelahnya mendiami daerah-daerah sebelum perang Polandia yang kemudian mereka memutuskan untuk bersatu dengan Uni Soviet. Perpindahan ini menunjukkan tahapan proses perubahan wilayah di Eropa Tengah.  Perubahan ini tergambar jelas pada peta berikut ini, yaitu peta yang menggambarkan bagaimana wilayah Polandia berubah  selama beberapa abad: 

BERSAMBUNG ...

Wednesday, 10 December 2014

Apakah Arsip dapat menyelamatkan Identitas Lokal, Regional dan Negara?

Kearsipanonline.com - Di negara-negara  Eropa  kita tidak akan menemukan model kegiatan kearsipan yang bersifat universal. Berdasarkan laporan penelitian tahun 2005 yang diadakan oleh sekelompok ahli yang ditugasi oleh Komisi Eropa  untuk melakukan  studi tentang  kegiatan kearsipan di Uni Eropa, menyimpulkan bahwa  sangat sulit untuk memperkenalkan  aturan  umum  penyelenggaraan kearsipan di Uni Eropa.  Saat ini, komunitas internasional Uni Eropa, yang beranggotakan sebanyak 27 negara-negara yang berbeda,  telah membuat dan menganut prinsip dan peraturan umum bersama yang mengatur tentang kegiatan  dan praktik di berbagai bidang, seperti sosial, politik, atau ekonomi, sedangkan untuk bidang kearsipan, sejauh ini sangat terbatas.  Salah satunya adalah pengaturan tentang kerja sama internasional yang dilakukan oleh lembaga arsip di Uni Eropa, terutama di bidang  penyelenggaraan  program penelitian  yang  dianggap  paling penting. Dalam kerja sama, terdapat beberapa prinsip yang harus diikuti yaitu: memberikan akses warisan dokumen bagi warga negara  sekaligus  melestarikan  arsip-arsip  Eropa yang berbeda-beda; serta  mengutamakan kerja sama dengan tujuan menghadapi tantangan yang muncul sebagai akibat dari revolusi di bidang teknologi informasi.

Pemberlakuan prinsip-prinsip di atas  mendorong permintaan  untuk  penyusunan  dasar pemahaman kerja sama internasional  agar  dapat mewujudkan  kerja sama yang saling menguntungkan dalam bidang sejarah, nilai-nilai tradisi dan sistem yang mempengaruhi tingkah laku dan tabiat  keseluruhan komunitas  pada skala nasional, regional, dan lokal serta individu. Untuk dapat mewujudkannya secara utuh  kita harus mengetahui bagaimana warisan dokumen tersebut dibangun oleh nenek moyang kita dan mengembangkannya lebih jauh dengan tujuan untuk memahami diri kita sendiri  dengan  lebih baik dan  memahami penyebab perbedaan perilaku  di  antara  anggota masyarakat tertentu dengan anggota komunitas lain  yang tinggal di daerah terpencil walaupun lokasinya berdekatan. 
Sebagai  wakil  dari Arsip Negara Polandia, yaitu sebuah lembaga kearsipan yang bertanggungjawab  di bidang kearsipan di seluruh  Polandia, saya akan memaparkan isu-isu tersebut di atas melalui analisis. Hanya dengan memaparkan isu-isu ini maka kita akan dapat menyimpulkan apakah arsip yang dimiliki oleh sebuah negara dapat berperan  membangun perilaku baik warga negara, dan  mengembangkan serta melestarikan identitas nasional, regional dan lokal.  Dengan berfokus  pada  pengumpulan  fond arsip yang di dalamnya meliputi penyimpanan, deskripsi, dan akses kepada publik,  kemudian fokus pada  analisis dasar hukum dan aktifitas kearsipan yang dilakukan oleh negara-negara tertentu yang mewakili seluruh benua, maka kita akan dapat menunjukkan kepada dunia bahwa masalah-masalah sebagaimana dipaparkan di atas memiliki peran penting dalam  kegiatan kearsipan. Dengan alasan seperti inilah kemudian penelitian di bidang ini harus dilaksanakan dengan meliputi  beberapa bidang terutama, peranan arsiparis sebagai penghubungan antara masa lalu dan masa sekarang. Generasi kita saat ini tentu akan sulit mengakses sumber-sumber arsip tanpa usaha  dan kerja keras para arsiparis. Bahkan yang lebih buruk lagi, sumber-sumber arsip ini tidak akan dapat bertahan lama tanpa adanya arsiparis!

Peranan arsiparis yang seperti ini menjadi sangat penting sekarang  ini karena dengan  adanya perubahan sosial dan politik serta kemajuan teknologi yang luar biasa,  kita dituntut untuk menciptakan informasi, mengumpulkan dan membuka akses informasi tersebut kepada  publik. Namun, sebelum kita membahas lebih jauh  isu ini yang kemudian dikenal sebagai “komputerisasi” dan “informatisasi”,  hendaknya kita harus  merenungkan saat ketika munculnya isu yang berhubungan dengan  peningkatan mobilitas masyarakat di dunia pada beberapa abad lalu, yaitu sekitar abad ke 17 dan 18. Hasil penelitian menemukan bahwa pada masa itu terjadi hubungan yang kompleks antara konsep identitas “nasional, “regional” dan “lokal”. Contoh paling nyata  terjadi di Amerika Serikat, yaitu sebuah negara yang terdiri dari banyak kelompok etnik yang kemudian bersatu membentuk sebuah negara yaitu Amerika. Masyarakat di sana sangat tertarik untuk mencari asal usul mereka melalui koleksi-koleksi arsip yang ada di seluruh dunia.  Penelitian serupa lain juga telah dilaksanakan oleh sekelompok lembaga arsip di Eropa yang bekerja sama dengan tujuan untuk mempromosikan pengetahuan tentang  masa lalu  para keturunan imigran. Proyek penelitian mereka di selenggarakan pada tahun 2004-2005 dengan judul Emile – Leaving Europe for America – Early Emigrants’ Letter Stories as part of the EU Culture 2000 programme  (Studi Pendidikan: Meninggalkan Eropa menuju Amerika, Surat Pendek yang Bercerita tentang Para Imigran terdahulu sebagai bagian dari Program Kebudayaan Uni Eropa Tahun 2000). 

Tujuan utama proyek ini adalah mengajak masyarakat luas untuk mempelajari warisan budaya Eropa, seperti surat-surat, foto, lagu dan peninggalan para imigran pada tahun 1840-1920. Arsip-arsip pada masa ini menjelaskan alasan para imigran  memutuskan bermigrasi dan  perubahan besar yang terjadi dalam sejarah Eropa dan Amerika. Arsip ini juga membantu kita memahami mekanisme migrasi. 

Tujuan Proyek Penelitian Emile – Leaving Europe for America – Early Emigrants’ Letter Stories as part of the EU Culture 2000  (Studi Pendidikan: Meninggalkan Eropa menuju Amerika, Surat Pendek yang Bercerita tentang Para Imigran terdahulu sebagai bagian dari Program Kebudayaan Uni Eropa Tahun 2000):

  • Mempromosikan dialog budaya dan pengetahuan tentang proses emigrasi bangsa Eropake Amerika Serikat,  
  • Menyusun sumber-sumber sejarah unik yang ada untuk masyarakat dengan latar belakang dan umur yang berbeda-beda melalui pameran keliling dan website,  
  • Mempromosikan pelestarian warisan budaya dengan cara mendigitalisasikan sumber-sumber sejarah,
  • Meningkatkan kesadaran tentang warisan budaya yang mungkin saja saat ini telah terlupakan,
  • Mempromosikan  pengetahuan pada Abad ke-17-18 dan memudahkan masyarakat luas untuk mengaksesnya; contoh-contoh arsip yang terdapat di limanegara yang berbeda ini dapat memberikan kita informasi tentang kesamaan dan perbedaan yang terjadi di antara komunitas imigran Eropa,
  • Mendorong generasi muda dan peneliti untuk ambil bagian dalam proyek ini,  
  • Meletakkan landasan untuk penelitian di masa yang akan datang melalui digitalisasi arsip dan menggambarkan dengan jelas hasil proyek penelitian ini,  
  • Meneladani pengalaman  para Imigran Eropa sebagai sebuah kompinen penting dalam membentuk identitas bangsa Eropa,  
  • Mendukung kerja sama yang dibangun di antara museum, lembaga arsip, perpustakaan, organisasi LSM dan lembaga kebudayaan Eropa.  
Sebagai bagian dari proyek ini, pelaksanaan pameran keliling dan  pembangunan website juga dilakukan. Kegiatan ini menampilkan isi proyek dalam bahasa nasional dan bahasa Inggris.
 
Pameran dan website diselenggarakan berdasarkan tema yang sama, seperti sejarah imigrasi, sejarah surat-menyurat di  negara masing-masing, penyebab timbulnya migrasi, penjelajahan menyeberangi samudra atlantik, kolonisasi di Amerika, Pekerjaan di Amerika, Keluarga (kaum perempuan dan anak-anak), cerita-cerita kehidupan nyata. Katalog untuk pengunjung disediakan pada setiap penyelenggaraan pameran.  

BERSAMBUNG...

Professor Władysław Stępniak
Direktur Jenderal Arsip Negara Polandia 

Diterjemahkan oleh Rini Rusyeni (Penerjemah Pertama di Arsip Nasional RI)
email: rinirusyeni80@gmail.com
telpon: 081281820279

Tuesday, 2 December 2014

Perkembangan Legislasi Kearsipan di Berbagai Negara

Kearsipanonline.com - Semua pertanggungjawaban pemerintah yang harus didokumentasikan yaitu kebijakan, keputusan, aktifitas dan bagaimana pemerintah menjalakankan usaha, pelayanan dan mengevaluasi hasil-hasil yang dicapai. Tujuannya adalah untuk mencapai pelaksanaan yang efisien, melindungi hak-hak dan kewajiban dan memastikan akuntabilitas dan transparansi. Singkatnya, pendokumentasian dilakukan untuk memastikan pelaksanaan pemerintahan yang baik (good governance).  

Dalam keadaan yang sudah modern seperti saat ini, merupakan sebuah tugas publik bagi pemerintah untuk memastikan proses penciptaan, manajemen, perlindungan dan preservasi arsip publik berjalan dengan baik. Untuk dapat mencapai tujuan ini, peraturan terbaru dan kewenangan yang modern harus dikeluarkan dalam wujud undang-undang, tidak ada pengecualian. 

Undang-undang kearsipan merupakan prasyarat kritis untuk manajemen arsip dinamis dan statis yang efektif. Undang-undang ini merumuskan kerangka kerja yang tepat dalam sistem arsip dinamis dan statis  dan dapat memberikan kewenangan serta mengatur mengenai pembiayaan yang dibutuhkan untuk proses implementasinya. 

Sebuah pemerintahan yang mau mendengarkan pendapat warga negaranya dan bertanggung jawab untuk mensahkan undang-undang kearsipan memiliki tujuan untuk:  
  • memastikan bahwa para staf public menciptakan dan menyimpan arsip-arsipnyasecara akurat dan mendukung pemerintahan yang transparan dan akutabel, sehingga akan dapat membangun kepercayaan dan partisipasi public dalam pemerintahan  
  • menciptakan efisiensi dan efektiftas dalam hal pembiayaan manajemen arsip-arsip pemerintah sehingga dapat memfasilitasi pelaksanaan fungsi-fungsi pemerintah  
  • mengidentifikasi dan menjaga arsip dinamis sampai periode tertentu untuk kemudian beralih fungsi menjadi arsip statis dan dilakukan preservasi karena merupakan aset vital dan warisan bersama bangsa  
  • memastikan akses yang baik dan adil kepada publik sebagai sebuah status hukum dan bukan hanya sebagai hak keistimewaan pada pihak tertentu.
Hong Kong Menolak Mensahkan Undang-Undang Kearsipan 
Tidak masuk akal namun benar adanya, Hong Kong tidak punya undang-undang kearsipan, begitupun juga pemerintah Hong Hong tidak berencana untuk menyusun undang-undang ini. Tentu saja ini mengejutkan dan membingungkan karena faktanya Hong Kong selalu mengkalim sebagai “kota dunia paling Modern di Asia”, dan bangga akan kebebasan hukumnya, dan kepatuhan terhadap aturan hukum yang berlaku dan keberhasilan uniknya yang dicapai setelah tahun 1997. 

Sistem Manajemen Arsip Dinamis Publik Hong Kong: Sebuah Kegagalan  Tidak seperti manajemen keuangan publik dan pegawai negeri sipil yang diatur oleh peraturan hukum, manajemen arsip publik dinamis diatur dalam pengaturan administratif internal di bawah kewenangan Badan Pelayanan Arsip Dinamis Pemerintah-Government Records Service (GRS), yaitu sebuah divisi Administrasi yang menjadi bagian dari Sekretaris Utama Kantor Administrasi.  GRS menjalankan aturannya dengan memberikan batasan kepada hal sebagai berikut: 
  • GRS tidak memiliki kekuasaan untuk mengatur. GRS tidak dapat mengaturbadan pemerintah untuk menyiapkan arsip-arsipnya agar dapat dilakukan penilaian arsip atau penyerahan arsip kepada lembaga kearsipan. Tanpa adanya peraturan kearsipan, biro-biro pemerintahan dan departemen dapat dengan bebas untuk mengikuti atau mengindahkan petunjuk yang dikeluarkan oleh GRS. Tidak ada prosedur untuk pelaksanaan pinalti/hukuman terhadap staf publik yang tidak menciptakan atau mengelola arsip dengan benar.  
  • Seleksi arsip dinamis menjadi arsip statis hanya terjadi ketika arsip dinamis sudah tidak digunakan lagi oleh badan pemerintah. Alasan kuat yang diajukan lembaga ini untuk terus menahan arsip adalah karena mereka masih menggunakan arsipnya sehingga tidak dapat diserahkan ke GRS. Keadaan ini tentu menyulitkan untuk menemukan kembali arsip publik apa yang telah diciptakan dan dimana arsip tersebut disimpan, atau bahkan dapat saya arsip-arsip berharga tersebut telah dimusnahkan. Fakta yang terjadi saat ini adalah banyak badan pemerintah malas untuk melakukan pemilahan dan perawatan arsip dan GRS tidak dapat melakukan apapun untuk mengatasinya.  
  • Ribuan klasifikasi arsip dinamis yang telah diidentifikasi berada dalam status permanen sebagai arsip statis belum juga diproses oleh badan-badan pemerintah untuk kemudian dapat diakses oleh public. Banyak arsip statis yang sedang dalam status pinjaman yang digunakan oleh biro pemerintahan dan departemen belum juga dikembalikan ke GRS 
  • Ketiadaan Undang-Undang kearsipan menyebabkan profesi kearsipan di anggap sebelah mata. Posisi Direktur GRS sebagai Kepala Arsiparis, merupakan pimpinan tertinggi arsiparis. Sejak abad ke-19 pertengahan, posisi Kepala Arsiparis selalu diisi oleh seorang pejabat tingkatan eksekutif yang tidak pernah atau tidak berpengalaman di bidang manajemen arsip public. Hanya 2 dari 8 arsiparis yang ada di kantor tersebut yang merupakan seorang professional dan memiliki kualifikasi duduk dalam jabatan tinggi manajemen organisasi kantor tersebut. Karena pekerjaan arsip dinamis dan statis bukan merupakan tugas yang diwajibkan secara hukum oleh pemerintah, maka tidak akan ada konsekuensi apapun jika system yang dijalankan professional atau tidak.  
  • Kapasitas para professional di GRS yang kurang lebih jauh lagi menyebabkan kurang efektifnya pekerjaan kearsipan. Saat ini, teknologi informasi telah berkembang secara cepat dan menggunakan metode pengelolaan arsip dinamis. Arsip-arsip elektronik dapat saja diganti dan dihapus dengan mudah. Untuk memastikan autentisitas arsip elektronik, diperlukan system manajemen arsip dinamis yang dapat dengan mudah diakses dan digunakan serta SDM yang professional di bidangnya. Karena professional yang ada di GRS tidak memiliki kualifikasi tersebut, maka tidak ada prosedur apapun yang dikeluarkan untuk mengatur manajemen dan preservasi arsip elektronik.   
  • Pemerintah dan publik berada dalam posisi yang seimbang sebagai pemegang kewenangan untuk mengidentifikasi korupsi dan penyelewenangan, dan pemberantasan penyalahgunaan kewenangan. Pemerintah dan publik dapat mengambil keuntungan dari kewajiban penyelenggaran manajemen arsip public dan preservasi arsip tersebut sebagai arsip statis milik public. Ketiadaan arsip dinamis yang sesuai dengan kebutuhan publik akan merugikan pemerintah karena mereka harus menjelaskan kerugian sejumlah $160 juta, yang diakibatkan oleh premi tanah non-payment untuk penggunaan Discovery Bay tahun 2006, yang ditemukan oleh Direktorat Audit Investigasi. Penemuan lain yang terbaru, kerugian atau ketidakakuratan penyelidikan menyeluruh arsip dinamis milik Departemen Layanan Budaya dan Pariwisata karena telah melakukan penyalahgunaan penebangan pohon-pohon tua. Hal ini ditemukan setelah seorang siswa berusia 19 tahun meninggal di Stanley disebabkan tertular oleh pohon yang membawa penyakit. 
  • Tidak ada kewajiban bagi sekitar 200 badan public seperti rumah sakit, biro umum pemerintah, badan kependudukan dan keuangan, untuk menyerahkan arsip-arsipnya ke bagian preservasi arsip dan akses publik GRS. Tindakan badan-badan tersebut berdampak negative pada penduduk dan harus segera diberi tindakan. Tanpa adanya hukum, kesalahan yang sama dan pengendalian menyeluruh tidak akan terjadi. 
  • Ketidakhadiran undang-undang kearsipan, kebijakan tentang arsip dinamis yang dikeluarkan  Oleh badan publik untuk kepala kantor, unit kebijakan umum, badan investigasi Hong Kong, badan Keuangan dan ICAC, maka tidak aka nada arsip yang diserahkan kepada GRS untuk kemudian diberikan penilaian atau dilakukan preservasi. Tanpa adanya Undang-Undang kearsipan, arsip-arsip mengenai kejadian bersejarah seperti yang terjadi pada tahun 1997 yaitu ketika reunifikasi Hongkong dengan Tiongkok dan perkenalan system kementerian pada tahun 2000, dan bagaimana terminology
    kepegawaian dan kondisi politik yang terjadi pada masa itu dan proses pemilihannya tidak akan pernah dapat diketahui.  
  • Akses arsip dinamis dan statis hendaknya dikelola melalui peraturan tentang Arsip Publik Tahun 1972, sebagaimana telah diubah pada tahun 1996, yang dikeluarkan oleh Sekretaris Utama, dimana beliau
    mengeluarkan tentang penutupan akses arsip public bahkan setelah habisnya masa periode 30 tahun. Tidak ada mekanisme apapun yang dapat digunakan untuk melawan keputusan tersebut. 
  • Fakta di lapangan menunjukkan bahwa berdasarkan hasil audit yang dilaksanakan oleh Komisi Audit menyebutkan bahwa kasus tentang penyalahgunaan pengelolaan dan kewenangan saat ini telah meningkat drastis (Laporan Nomor 57 Direktorat Audit- Bab 10: Manajemen Arsip Dinamis Departemen Pelayanan Arsip Dinamis Pemerintah), dan GRS telah gagal untuk mengatasi hal ini.
Saat ini arsip dinamis public Hong Kong dalam kondisi kritis. Sekarang saatnya bagi pemerintah Hong Kong untuk segera menjawab tantangan ini atau tidak. Semoga pemerintah Hong Kong tidak hanya mendengarkan tetapi juga mengambil tindakan untuk mensahkan undang-undang kearsipan segera. Jika tidak, Hong Kong akan segera berubah menjadi wilayah penduduk yang tidak memiliki memory, sejarah dan budaya. Tidak ada masa depan bagi Hongkong!  

Elaine Goh dan Luciana Duranti
University of British Columbia 

Simon Chu
EASTICA, Hong Kong  

Diterjemahkan oleh Rini Rusyeni (Penerjemah Pertama di Arsip Nasional RI)
email: rinirusyeni80@gmail.com
telpon: 081281820279