KearsipanOnline on Make A Gif
make animated gifs like this at MakeAGif
Demi efisiensi dan efektifitas kinerja,ANRI ubah Organisasi dan Tata Kerja

Ubah Organisasi dan Tata Kerja, ANRI bertekat tingkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja

Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 telah disahkan oleh Kepala ANRI, simak lebih lanjut letak perubahannya

Menyerahkan Arsip Bersejarah Bisa Dapat Imbalan Loh!

Menyerahkan Arsip Bersejarah Bisa Dapat Imbalan Loh!

ANRI sedang menyusun Perka tentang Tata Cara Pemberian Imbalan Penyerahan Arsip Statis

Saatnya Indonesia Terapkan Pemilu Online

Saatnya Indonesia Terapkan Pemilu Online

Pemilu Online (e-voting) bisa jadi solusi buruknya penyelenggaraan pemilu di Indonesia

Rudi Anton

"Pedoman Tata Naskah Dinas Kewenangan ANRI"

Setelah Perka ANRI tentang Pedoman Tata Naskah Dinas disakan, Bagaimana nasib dari Permenpan No 80 Tahun 2012?

Diklat Kearsipan

INFO PENTING: Jadwal Diklat Kearsipan 2014!

Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (Pusdiklat Kearsipan ANRI) pada tahun 2014 akan menyelenggarakan serangkaian diklat kearsipan, check it out..

Seminar AAI

AAI Sukses Selenggarakan Seminar Nasional

Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) sukses menyelenggarakan Seminar Nasional.

Thursday, 2 October 2014

"Tulisan ini sebagai wujud cinta saya pada lembaga kearsipan"

Jakarta - Fauzan Anyasfika selaku Peneliti dari Indonesia Arsip Watch baru-baru ini memunculkan kontroversi ketika menyoroti mengenai anggaran Arsip Nasional RI yang terus menurun tiap tahunnya dan tidak adanya sikap lembaga untuk memperbaiki kondisi tersebut.

Dihubungi melalui percakapan telepon oleh redaksi kearsipanonline.com, Fauzan menyampaikan bahwa dia tidak bermaksud untuk menimbulkan kontroversi di internal arsip nasional tetapi hal tersebut merupakan wujud kecintaannya kepada lembaga kearsipan nasional tersebut.

"Saya tidak mengharapkan hal ini (tulisan) menjadi sebuah kontroversi, bila ditelisik lebih dalam mengenai tulisan tersebut terdapat wujud kecintaan yang besar terhadap lembaga kearsipan untuk lebih berkembang".

Fauzan Anyasfika merupakan lulusan sarjana ilmu politik dari Universitas Jenderal Soedirman, pria kelahiran cibinong, 29 tahun yang lalu tersebut merupakan salah satu pendiri Indonesia Arsip Watch.

Fauzan menyatakan didirikannya Indonesia Arsip Watch salah satunya bertujuan untuk mengontrol/mengawasi/pemantauan pelaksanaan kebijakan lembaga kearsipan pusat dan daerah demi mewujudkan penyelenggaraan kearsipan nasional yang terpadu, sistemik dan komprehensif sebagai pilar mencapai Good Governance dan Clean Govermen.

Thursday, 25 September 2014

Anggaran Arsip Nasional, Kepemimpinan, dan Siasat!

Dalam warisan luhur budaya Jawa, kita mengenal filsafat Hanacaraka Datawasala Padajayanya Magabathanga, yang bila dipilah berdasarkan alphabet artinya adalah bahwa manusia memiliki asal-usul penciptaan (hana) dan dibekali dengan lima modal dasar untuk menjalani kehidupan yaitu cipta (ca), rasa (ra), karsa (ka),  nafsu (datawasala), dan hati nurani (padajayanya) agar hidupnya selamat dunia-akhirat (magabathanga, manunggaling kawula gusti). Konsepsi ini jelas berisikan tentang filsafat manusia. Lantas apa relevansinya antara Filsafat Hanacaraka dengan anggaran, kepemimpinan, dan siasat sebagaimana judul diatas? Berikut uraian singkatnya. 

Mahmud Thoha, dalam bukunya Paradigma Baru Ilmu Sosial dan Humaniora (2004), secara ilmiah telah menemukan benang merah antara Filsafat Hanacaraka dengan teori organisasi dan manajemen. Dalam struktur organisasi, lazim kita temui beberapa unsur, antara lain ketua dan bendahara. Menurut Thoha, “Unsur cipta berkaitan dengan akal dan pengetahuan, sedangkan ketua suatu organisasi tentulah orang yang dianggap paling tahu kemana dan bagaimana organisasi akan diarahkan. Akal dan pengetahuan digunakan untuk membuat perencanaan. Unsur karsa (ruh) yang berpusat di jantung berfungsi memompa darah ke seluruh tubuh. Fungsi bendahara juga mirip seperti itu, yaitu mendanai atau membiayai organisasi agar tetap hidup”. Dengan demikian, seorang pimpinan, dalam konsepsi Hanacaraka, haruslah seorang yang cakap dalam mengolah akal dan pengetahuan hingga mampu menghasilkan suatu perencanaan yang baik. Selain itu, ia sadar bahwa pendanaan merupakan faktor penting bagi kehidupan organisasi. Tanpa pendanaan, rencana organisasi yang telah dibuat, akan sulit untuk dilaksanakan. 

Anggaran Terus Menurun, Apa Sikap Lembaga?
 
Arsip Nasional merupakan sebuah lembaga yang menjalankan tugas negara di bidang kearsipan. Dengan rentan kendali binaan yang terbentang dari Merauke hingga Sabang, membangun  sistem, pengembangan sumber daya manusia, mengurusi urusan arsip yang bersifat perorangan hingga kelembagaan, dan yang tidak kalah penting adalah mencari dan menyelamatkan arsip bernilai sejarah, wajar bila tugas penyelenggaraan kearsipan secara nasional  bukanlah sebuah pekerjaan yang mudah. Ketidakmudahan itu semakin meluas manakala publik masih menempatkan urusan kearsipan pada urutan bawah. Setali tiga uang dengan sikap publik, perhatian Pemerintah terhadap urusan kearsipan dan lembaga kearsipan pun masih minim. Hal itu bisa dilihat dari tidak masuknya urusan kearsipan pada program prioritas perencanaan pembangunan nasional dari masa ke masa (padahal kearsipan masuk dalam komponen pendukung usaha percepatan reformasi birokrasi 2010-2014) dan terus menurunnya jatah anggaran operasional untuk Arsip Nasional dari tahun ke tahun.

Tahun 2013, anggaran Arsip Nasional sebesar Rp  152.778.989.000. Jumlah tersebut kemudian terkena pemotongan sebesar Rp 22.525.456.000. Sehingga total anggaran yang diterima menjadi Rp 130.253.532.000. Kemudian anggaran tahun 2014 sebesar Rp 125.605.418.000 dan kembali di pangkas Rp 19.899.707.000  sehingga total yang diterima Arsip Nasional hanya Rp 105.705.711.000. Dalam kurun waktu 2013 dan 2014 anggaran Arsip Nasional dikurangi Rp 25.000.000.000. Terus dikebirinya  jatah anggaran untuk Arsip Nasional ini tentu bukanlah tanpa latar belakang. Penyebab dari terus berkurangnya jatah anggaran untuk Arsip Nasional tidak bisa seutuhnya di dapat dari hanya mendengar rasionalisasi Pemerintah. Bila itu satu-satunya cara untuk mencari tahu, maka jawaban klise yang di dapat: penghematan APBN. Padahal, setidak-tidaknya ada tiga alasan mengapa suatu lembaga terus dikurangi, pertama, anggaran yang diajukan minim proyek. Ini menjadi alasan bagi oknum anggota dewan tidak melirik anggaran yang diajukan karena dinilai tidak ada yang bisa “dimainkan”. Kedua, tidak memiliki program primadona yang bisa diajukan dalam postur anggarannya. Ketiga, tidak berdaya secara politik. Artinya, lembaga pengusul anggaran tidak memiliki pengaruh dalam pola relasi antar kelembagaan dan masyarakat sehingga kehadiran dan perannya tidak dirasakan dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara. 

Dengan anggaran yang diterimanya itu, Arsip Nasional melakukan penghematan dalam kegiatan operasionalnya, mulai dari dihapuskannya banyak kegiatan/program, pemangkasan perjalanan dinas hingga penghematan penggunaan listrik. Kebijakan penghematan operasional tersebut pada akhirnya memunculkan keluhan di dalam tubuh Arsip Nasional sendiri. Dengan anggaran yang sangat terbatas itu, Arsip Nasional berusaha bertahan hidup! Tidak ada langkah-langkah yang bersifat penyelamatan terhadap anggaran yang terus menurun. Lembaga ini mengesankan diri untuk menerima apa adanya. Apa yang kemudian terjadi? Kualitas kinerja lembaga menjadi taruhannya. Seperti hubungan antara karsa (ruh) dengan pelaksanaan dalam Hanacaraka, tanpa anggaran, sulit bagi sebuah lembaga untuk mengeksekusi apa yang sudah dirumuskan dalam perencanaannya. 

Kepemimpinan dan Siasat 

Pada Maret 2014, di sela-sela acara pemberian Piagam Penghargaan Bidang Kearsipan dari Arsip Nasional kepada Bank Indonesia atas pelaksana Alih Media Dokumen Pengawasan Perbankan yang diserahkan ke OJK, Kepala Arsip Nasional mengeluh kepada Gubernur BI, Agus Martowardoyo, mengenai minimnya anggaran yang diterima oleh lembaganya. Kala itu ada beberapa media yang memberitakan dengan kata kunci “Gubernur BI prihatin anggaran Arsip Nasional yang terus menurun  setiap tahunnya”. Ya, kemudian peristiwa tersebut mendapat respon dari internal Arsip Nasional, seolah mendapat angin segar. Namun apa daya, semua yang disampaikan Gubernur BI tersebut hanyalah sebuah keprihatinan pribadi, tak punya bobot kelembagaan dan masih jauh dari gerbang DPR. Alhasil semua itu gone with the wind. Pada titik ini, Kepala Arsip Nasional harus mengingat dengan baik satu peristiwa yang terjadi pada tahun 2012. Ketika itu, Menteri Keuangan mengeluarkan Surat Nomor S-163/MK.02/2012 tentang Pemotongan Anggaran Kementerian/Lembaga dalam RAPBN Perubahan Tahun Anggaran 2012. Melalui surat itulah Menteri Keuangan hendak memotong anggaran Kementerian PAN & RB, BKN, LAN, dan Arsip Nasional. Menteri Keuangan saat itu mengusulkan untuk memotong  anggaran Arsip Nasional sebanyak Rp 22.525.456.000. Kemudian yang menarik adalah, siapakah Menteri Keuangan yang mengusulkan pemotongan anggaran tersebut? Ya, dialah Agus Martowardoyo, orang yang kini menjabat Gubernur BI. Pertanyaannya, bagaimana bisa Kepala Arsip Nasional mengeluh mengenai minimnya anggaran kepada orang yang dulu pernah memotong anggaran lembaganya? Perlu diingat juga, Gubernur maupun lembaga BI tak punya kewenangan dalam menentukan naik atau turunnya anggaran Arsip Nasional. Terlalu naif bila hanya melihat BI sebagai uang. Kepala Arsip Nasional tak boleh keliru dalam menentukan kepentingan lembaganya, termasuk harus jeli kepada siapa, kapan dan dengan cara apa kepentingan itu bisa terwujud. Who get what, when and how. 

Di atas sempat disinggung mengenai beberapa kemungkinan yang menjadi penyebab terus menurunnya anggaran Arsip Nasional, yaitu (1) postur anggaran yang minim proyek, (2) tidak ada program unggulan, dan (3) lemahnya sumber daya politik yang dimiliki lembaga. Mari kita coba ulas secara singkat ketiga hal tersebut.  

(1) Dalam persoalan pengajuan anggaran di DPR, sudah menjadi rahasia umum bagi pihak-pihak yang terlibat dalam penganggaran bahwa jumlah proyek dalam usulan anggaran berbanding lurus dengan tingkat persetujuan DPR. Artinya, semakin banyak jumlah proyek yang masuk dalam usulan anggaran, maka semakin besar pula peluang disetujuinya usulan anggaran tersebut. Ini memang sulit untuk dibuktikan karena politik --menurut Pepe Escobar (wartawan senior Amerika)--  adalah tentang segala sesuatu yang tersirat, bukan tersurat. Untuk masalah proyek dalam anggaran, sayangnya Arsip Nasional punya sejarah yang kurang baik. Proyek tahun 2010,  "Digitalisasi Khasanah Arsip (Telecine Digital Transfer) 16/36 dalam rangka Digitalisasi Film ke Digital Video" terindikasi merugikan negara sebesar 10 milyar karena kekeliruan dalam pengadaan barang akibat proses tender yang sarat kejanggalan. Begitulah hasil temuan Masyarakat Anti Korupsi Indonesia (MAKI). Laporan mengenai temuan ini tidak diketahui  berakhir di Kepolisian atau Kejaksaan. Dibutuhkan kepemimpinan yang berani untuk berkata jujur atas sejarah lembaganya. Pada satu sisi, sedikit atau tidak adanya proyek dalam anggaran akan berdampak pada “ketertarikan” DPR dalam mengurusi anggaran Arsip Nasional. Di sisi sebelahnya, jumlah proyek yang banyak seolah memberi peluang pada munculnya praktik-praktik koruptif di lembaga. Baiklah, banyak atau sedikitnya proyek dalam anggaran, rupanya merupakan dua hal yang sama-sama merugikan untuk Arsip Nasional. 

(2) Tidak adanya program unggulan dalam postur anggaran bisa menjadi penyebab dari terus menurunnya jatah anggaran Arsip Nasional. Menciptakan program unggulan yang dimasukkan dalam anggaran juga belum cukup bila tidak di dukung oleh argumentasi yang bagus pada saat pembahasan di DPR. Namun, argumentasi yang bagus juga pada praktiknya bukan merupakan jaminan utama suatu anggaran akan disetujui oleh DPR. Sebagai contoh, dalam program yang berkaitan dengan sumber daya manusia, Arsip Nasional telah menghitung  bahwa dari sekitar 142.000 arsiparis yang dibutuhkan, baru tersedia 3.500 arsiparis. Program dalam sektor sumber daya manusia ini merupakan hal penting dan bersifat strategis untuk kepentingan nasional yang sejak lama diperjuangkan. Namun karena kecilnya anggaran yang diterima Arsip Nasional, maka program tersebut pun hingga kini masih terbengkalai. Sebagai perbandingan, pada RAPBN P TA 2012, Kementerian PAN & RB mengajukan tambahan anggaran sebesar Rp 10.195.400.000,- untuk kegiatan pelatihan analis jabatan terhadap 4.125 pegawai terpilih dari Kementerian/Lembaga/Pemda. Permohonan tambahan anggaran tersebut disetujui oleh DPR. Sama-sama program di sektor sumber daya manusia, tapi program pengembangan sumber daya manusia Arsip Nasional tak pernah digubris. Pertanyaannya, mengapa ini bisa terjadi? Pastilah ada faktor lain yang lebih mampu memberikan garansi terhadap persetujuan suatu anggaran. Kepemimpinan harus hadir dalam situasi semacam ini! 

(3) Faktor lain yang dimaksud adalah sumber daya politik yang dimiliki oleh suatu lembaga. Sumber daya politik pada lembaga negara bisa diperoleh melalui (a) optimalisasi kewenangan, (b) pola relasi yang efektif antar lembaga, dan (c) penguasaan informasi.  

(a) Dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip Nasional memiliki kewenangan yang luar biasa. Dalam undang-undang tersebut, arsip tidak didudukkan hanya dalam urusan kearsipan atau keadministrasian, melainkan ditempatkan pada ruang yang membuatnya menjadi lebih kontekstual sebagaimana tercermin dalam pasal 34 ayat (2),  “Negara,  --melalui Arsip Nasional--  secara khusus memberikan pelindungan dan penyelamatan arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis”. Lihat, bukankah semua urusan yang tertera dalam pasal tersebut merupakan persoalan penting yang kini menjadi masalah bersama?. Pasal ini pula yang kemudian membuat perusahaan multi nasional semacam Freeport, Exxon Mobile, Newmont, dan yang lainnya merasa terusik. Bayangkan, perusahaan-perusahaan raksasa tersebut dipaksa untuk menyerahkan seluruh arsip selama mereka beroperasi di setiap tahunnya. Termasuk arsip perjanjian antara mereka dengan Pemerintah Indonesia  –arsip yang hingga kini tak pernah diketahui oleh DPR secara jelas seperti apa bentuknya. Kewenangan yang dimiliki Arsip Nasional ini merupakan sumber daya politik yang potensial. (b) Andai kewenangan Arsip Nasional yang tertuang dalam Undang-Undang Kearsipan, salah satunya pasal 33, “Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara” dijalankan, bukan suatu hal yang mustahil Arsip Nasional menjadi lembaga yang menjadi simpul informasi paling penting. Dengan demikian, lembaga ini tak kalah dengan Badan Intelejen Negara dalam mengolah dan memproduksi informasi. Ketika Presiden RI bertanya dan meminta bukti arsip tentang suatu hal yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan,  perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis, dalam hitungan tak berapa lama Arsip Nasional mampu menyajikannya di hadapan Presiden!. (c) Di republik ini, Arsip Nasional hanyalah satu dari sekian banyak lembaga penyelenggara negara. Oleh sebab itu, adalah wajar bila lembaga ini menjalin komunikasi dan membangun pola relasi antar lembaga yang baik. Dalam konteks kelembagaan, komunikasi dan pola relasi antar lembaga bisa diciptakan dengan berdasar kepada tugas dan fungsi Arsip Nasional, yaitu penyelenggaraan kearsipan nasional. Melalui pembinaan kearsipan diseluruh Kementerian dan BUMN dan membantu mereka dalam menata arsipnya dengan benar adalah bagian dari bagaimana Arsip Nasional membangun komunikasi dan pola relasi dengan lembaga lain. dampaknya adalah tidak lain tidak bukan: eksistensi dan pengakuan. 

Dengan ulasan singkat diatas, terlihat bahwa kepemimpinan menjadi aktor utama yang harus hadir pada situasi sulit dengan membawa jawaban atas persoalan yang dihadapi. Kepala Arsip Nasional harus memahami bahwa dua penyebab turunnnya anggaran lembaganya --(1) postur anggaran yang minim proyek dan (2) tidak ada program unggulan—  bukanlah penyebab utama karena kedua penyebab itu tak akan menjadi kendala bila lembaga yang dipimpinnya memiliki sumber daya politik. Sumber daya politik Arsip Nasional bisa di dapat dari (a) optimalisasi kewenangan, (b) komunikasi dan pola relasi yang efektif antar lembaga, dan (c) penguasaan informasi. Dalam pendekatan kekuasaan, ketiga hal tadi merupakan kekuasaan potensial yang dimiliki lembaga. Dan tugas Kepala Arsip Nasional lah yang harus merubahnya menjadi kekuasaan aktual lembaga. Inilah yang kemudian memperkuat posisi tawar Araip Nasional dalam pengajuan anggaran. 
 
Kesadaran akan lemahnya sumber daya politik Arsip Nasional sebenarnya sudah disadari oleh Kepala Arsip Nasional sebagaimana tercermin dalam pidatonya di Hari Kearsipan Ke-43 Juni, 2014, “Kepemimpinan kedepan (Presiden terpilih) harus di dorong untuk memiliki wawasan kearsipan. Dengan demikian, urusan kearsipan berpotensi besar bisa masuk dalam arus utama pemikiran para pengambil kebijakan nasional. Harus ada penguatan institusi dari dalam, penguatan relasi antar lembaga, dan memaksimalkan kewenangan yang telah diberikan oleh undang-undang agar tercipta lembaga yang kuat. Kuncinya ada pada bagaimana lembaga ini memiliki kekuatan secara politik”.  

Namun hingga saat ini, apa yang disampaikannya itu masih belum menemui tanda-tanda pelaksanaannya. Anggaran Arsip Nasional untuk tahun  2015 pun dipatok tak jauh berbeda dengan anggaran tahun sebelumnya. Kekhawatiran kemudian menyeruak, apakah jatah anggaran yang minim ini adalah bagian dari skenario untuk melemahkan peran dan fungsi Arsip Nasional sebagai sebuah lembaga negara? Kemungkinan seperti ini berangkat dari kenyataan bahwa UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan merupakan satu-satunya undang-undang kearsipan di dunia yang berani menyinggung banyak dimensi, termasuk dimensi politik dan ekonomi. Dengan pasal-pasal nya yang tegas menuntut transparansi untuk sebuah akuntabilitas, tak berlebihan bila banyak perusahaan yang terlibat dalam kontrak karya merasa terusik karena arsipnya harus diserahkan ke Arsip Nasional. Bukan tidak mungkin ada kekuatan-kekuatan yang hendak mematikan lembaga ini secara sistematis. Kekhawatiran berikutnya datang dari internal Arsip Nasional. Dengan lemahnya langkah-langkah yang diambil untuk memperjuangkan anggaran, apakah bisa menjadi sebuah tengarai bahwa Kepala Arsip Nasional menganggap kecilnya anggaran  bukan sebuah persoalan? Wallahu’alam.

Fauzan Anyasfika 
anyasfika@yahoo.com
Peneliti Indonesia Arsip Watch



Tuesday, 23 September 2014

Presiden Berperspektif Kearsipan

Jakarta - Debat capres putaran pertama berlangsung riuh (09/06/2014). Salah satu tema yang diusung dalam debat ini adalah pemerintahan yang bersih.

Debat ini menjadi penting karena merupakan jendela bagi para pemilih untuk mengetahui konsep apa yang ada di kepala para capres itu ketika dihadapkan pada suatu persoalan. Tulisan ini tidak dalam kapasitas untuk menilai kualitas argumen masing-masing capres.

Tulisan ini hanya ingin mengusulkan suatu resep terkait dengan tema pemerintahan yang bersih. Argumen yang akan di bahas dalam tulisan ini adalah pemerintahan yang bersih terkait erat dengan kemantapan sistem kearsipan.

Tanpa sistem kearsipan yang mantap, berat rasanya pemerintahan yang bersih itu akan terwujud. Baiklah kita sebut saja pemerintahan yang bersih ini sebagai good governance.

Dalam good governance terdapat beberapa prinsip yang diantaranya adalah akuntabilitas dan transparansi. Kedua prinsip ini ibarat kembar identik, tidak ada akuntabilitas tanpa transparansi, transparansi tidak ada artinya tanpa akuntabilitas.

Konsep akuntabilitas sendiri banyak lapisnya, dalam tulisan ini akan diambil pengertian umum yang salah satunya dikemukakan oleh Lembaga Administrasi Negara (LAN).

Merujuk pada LAN akuntabilitas dilihat sebagai kewajiban untuk memberikan pertanggungjawaban atau menjawab dan menerangkan kinerja atas tindakan seseorang/badan hukum/pimpinan suatu organisasi kepada pihak yang memiliki hak atau kewenangan untuk meminta keterangan atau pertanggungjawaban Sementara, konsep transparansi dapat didudukan sebagai berikut, dalam penjelasan Pasal 3 angka 4 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi, Nepotisme (KKN) transparansi diartikan sebagai asas yang membuka diri terhadap hak masyarakat untuk memperoleh informasi yang benar, jujur dan tidak diskriminatif tentang penyelenggaraan negara dengan tetap memperhatikan perlindungan atas hak asasi pribadi, golongan dan rahasia negara.

Dari uraian mengenai kedua konsep tersebut, akuntabilitas dan transparasi tentunya tidak bisa berdiri sendiri. Konsep tersebut harus ditopang oleh suatu sistem yang mampu membuat kedua konsep itu subur tumbuh berkembang. Sistem yang mampu melakukan itu adalah sistem kearsipan, khususnya sistem kearsipan dinamis.

Kenapa sistem kearsipan? Karena sistem kearsipan merupakan keseluruhan prosedur pengendalian arsip (baca:dokumen) dari mulai awal tercipta hingga musnah atau disimpan permanen.

Sebagai suatu keseluruhan prosedur yang saling terkait, sistem kearsipan akan memaksa orang-orang penghuni di dalamnya untuk mengelola lembaga secara sistemik pula. Asumsi sosiologis sederhananya adalah sistem mengendalikan dan membentuk perilaku manusia.

Maka guna mewujudkan prinsip akuntabilitas dan transparansi adalah dengan mewujudkan suatu perilaku yang memungkinkan asas akuntabilitas dan transparansi itu benar-benar mewujud. Perilaku itu terbentuk melalui penerapan sistem kearsipan yang mantap.

Dengan sistem kearsipan yang mantap setiap langkah kerja dan apa yang dikerjakan dalam suatu lembaga akan tercatat melalui suatu sistem yang terkendali sehingga jejak kinerja bisa dilacak secara jernih.

Dengan terkelolanya pencatatan mengenai langkah kerja dan apa yang dikerjakan oleh suatu lembaga maka pertanggungjawaban lembaga tersebut atas kinerja terhadap pihak-pihak yang berhak menjadi jelas. Karena semua bukti tercatat (arsip) terkelola dengan baik 

Dengan terkelolanya semua bukti kerja maka mekanisme selanjutnya adalah prosedur untuk memungkinkan setiap pihak yang punya hak dapat mengakses informasi, ya ini adalah transparansi.

Informasi yang akan ditampilkan kepada publik harus terjamin dan hal ini hanya bisa dihasilkan oleh kualitas sumber informasi yang terjamin pula, yakni arsip yang lahir dan dikelola dengan sistem kearsipan yang mantap.

Bagaimana sistem kearsipan yang mantap itu? Sistem kearsipan yang mantap telah diatur sedemikian rupa di dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan ditegaskan kembali di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Dengan demikian maka guna mewujudkan pemerintahan yang bersih para capres itu tidak bisa lepas dari 2 peraturan perundang-undangan tersebut.

Maka pada titik ini pulalah, yang dibutuhkan bukanlah capres yang melihat arsip sebagai sekedar lembaran kertas tak berguna dan hanya patut disimpan semata.

Namun, yang dibutuhkan adalah seorang capres yang memiliki perspektif kearsipan dalam mewujudkan pemerintahan yang bersih. Capres yang dapat melihat dengan perspektif kearsipan, melihat arsip sebagai suatu sistem holistik.

Sehingga jika capres tersebut nantinya terpilih sebagai presiden akan mampu mengeksekusi kebijakan kearsipan sebagai kebijakan yang inheren dalam mewujudkan pemerintahan yang bersih. Karena, sekali lagi, pemerintahan yang bersih terkait erat dengan kemantapan sistem kearsipan Dan tentunya dibutuhkan juga keterlibatan pihak yang berkompeten untuk mengawal isu kearsipan yang integral dengan pemerintahan yang bersih.

Di sinilah peran komunitas kearsipan. Komunitas kearsipan berperan untuk mengawal dan memberikan masukan strategis terus menerus sebagai bagian kerja konkret dalam memantapkan sistem kearsipan di republik ini sehingga mampu menjadi lahan subur bagi tumbuh kembangnya pemerintahan yang bersih.

Harry Bawono
feuerbaw@gmail.com
Koordinator Bidang Agitasi & Propaganda
Indonesia Arsip Watch
08567561606

Monday, 22 September 2014

Saatnya Propaganda dan Agitasi Kearsipan

Suatu ketika ANRI mengadakan sebuah acara yang melibatkan instansi lain, salah satu pembicara dari instansi lain tersebut memaparkan perihal kearsipan yang masih merujuk pada UU.No.71/1979 Tentang Pokok-Pokok Kearsipan. Sementara, Undang-Undang terbaru tentang kearsipan adalah Undang-Undang Nomor 43/2009 dan sudah ada pula Peraturan Pemerintahnya, PP No.28/2012. Pertanyaan yang muncul adalah kenapa hal itu bisa terjadi, salah satu pejabat struktural ANRI menyatakan bahwa telah dilakukan sosialisasi. Beliau bahkan bingung, kenapa hal tersebut masih bisa terjadi? Harus menggunakan sosialisasi macam apa sehingga kekeliruan tersebut bisa dihindari?.

Penulis sendiri melihat adanya dua faktor kenapa kasus diatas bisa terjadi. Pertama, sosialisasi atau apapun itu yang dianggap sebagai sosialisasi oleh pihak ANRI belum berhasil. Kedua, isu kearsipan sendiri yang memang belum menjadi bagian dari publik. Maka lengkaplah sudah persoalan tersebut. Itulah mengapa persoalan masih adanya atau malah banyak pihak yang belum mengetahui adanya undang-undang kearsipan menjadi sangat masuk akal.

Baiklah. Penulis sendiri percaya bahwa yang disebut selama ini sebagai sosialisasi pada dasarnya bukanlah sosialisasi melainkan sekedar publikasi. Problem sekarang adalah dengan kondisi dunia kearsipan yang sebut saja memperihatinkan hanya publikasi tidaklah cukup. Sekarang adalah saatnya propaganda dan agitasi sebagai langkah untuk menghentakkan publik bahwa kearsipan adalah isu nyata yang menyangkut keseharian. 

Sosialisasi atau Publikasi 

Pemilihan kata sosialisasi sudah jamak dikalangan birokrasi pemerintah. Penyerbarluasan program, acara ini, acara itu, semua menggunakan kata sosialisasi. Sosialisasi sendiri tidak sekedar berimplikasi menyebarluasnya informasi melainkan juga perubah perilaku dari orang yang menjadi sasaran sosialisasi tersebut. Hal ini bisa dirujuk dari definisi mengenai sosialisasi. Secara sederhana, sosialisasi adalah proses  penanaman atau transfer kebiasaan atau nilai dan aturan dari satu generasi ke generasi lainnya.  Maka jelas, sosialisasi tidak sekedar perkara penyebarluasan informasi, karena ada unsur kebiasaan atau tindakan dan nilai. Jika fokus pada penyebarluasan informasi maka tindakan yang dilakukan adalah hanya publikasi bukan sosialisasi.

Publikasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan/menyebarluaskan informasi melalui beragam media. Persoalannya adalah sejauh mana publikasi dilakukan oleh ANRI? Dalam dunia komersil publikasi menjadi garda depan bagi suatu produk agar dikenal khalayak. Itulah mengapa pihak komersil tidak ragu berinvestasi besar di kegiatan publikasi.   Kunci dari publikasi dalam dunia komersil adalah kreatifitas tinggi. Persoalannya adalah jikapun isu kearsipan mengambil model publikasi ala produk komersial, sudah sejauh manakah hal itu dilakukan? Melalui media apa sajakah publikasi itu telah dilakukan? 

Propaganda dan Agitasi 

Algore melalui film dokumenter inconvinience truth berhasil membuka mata dunia mengenai pemanasan global. Padahal isu pemanasan global dalam khazanah keilmuan hanya merupakan salah satu penjelasan dari sekian banyak penjelasan mengenai gejala-gejala alam. Melalui Algore pemanasan global menjadi seakan-akan kebenaran lugas yang menjadi penjelas satu-satunya. Melalui film semua mata akhirnye maraton melakukan berbagai publikasi. Iklan, buku, LSM semua menyuarakan pemanasan global. Bahkan cara hidup hijau yang dirasa menjadi solusi untuk menghindari ramalan ganasnya pemanasan global dikomodifikasi sebagai bagian dari gaya hidup yang paling modern dan terkesan gaul. Hal ini bisa terjadi ketika berjalan melalui dua proses, propaganda dan agitasi.

Propaganda dapat diartikan penyebaran ide, informasi, tujuan dan kampanye yang tengah dilakukan dengan tujuan agar orang lain dapat menerima. Ciri khusus dari propaganda kontrol terhadap sarana komunikasi berbagai media, dengan pengaturan tertentu demi terebarnya informasi sebagaimana yang diinginkan. Dan juga pengulangan sesering mungkin agar informasi yang disebarkan tidak sekedar diketahui melainkan juga tertanam dalam alam bawah sadar.

Sementara, agitasi adalah mekanisme penyebaran informasi dengan fokus pada usaha mengelola kesenjangan-kesenjangan yang ada dengan tujuan agar terbentuk suatu persetujuan bagi siapa pun yang menerimanya untuk merubah kesenjangan-kesenjangan tersebut. Melalui agitasi inilah, persoalan urgent dipolitisasi sedemikian rupa agar disadari bahwa problem tersebut nyata adanya. Incovinience truth menjadi contoh bagaimana propaganda dan agitasi berlangsung.

Kearsipan pada titik ini selayaknya tidak lagi hanya sekedar bermain pada tataran publikasi semata. Melainkan, harus melangkah pada propaganda dan agitasi. Persoalan kearsipan tidak akan dianggap selama jalur propaganda dan agitasi tidak ambil. Titik utama adalah politisasi. Mengapa politisasi?  contoh konret politisasi telah ada bagaimana ketika ANRI mengambil program penyelamatan arsip orba ketika awal-awal reformasi, dana ANRI melonjak berkali lipat dari sebelumnya. Karena tadi itu ada persoalan yang ditangani oleh ANRI dan sangat sesuai dengan konteks sosial politik ketika itu. Masalahnya adalah tindakan politisasi tidak pernah dilakukan lagi.

Propaganda yang dapat dijalani oleh ANRI adalah memberdayakan segala saluran informasi baik formal maupun informal. Tidak seperti saat ini terlihat ANRI hanya mengandalkan saluran formal belaka. Selain itu, dalam konteks agitasi ANRI harus berani menampil permasalahn mendasar dunia kearsipan, bagaimana kondisi empirik? Konsekuensi ketika masalah tersebut tidak diatasi? Dan sekaligus strategi yang ditawarkan guna menangani permasalahan tersebut. Fokusnya adalah pada pengelolaan masalah yang dimunculkan dengan target agar permasalahan tersebut tidak sekedar menjadi perhatian komunitas kearsipan melainkan menjadi perhatian publik.  Selain itu munculkan juga keterbatasan dan konsekuensi apa yang akan terjadi ketika keterbatasan tersebut tidak segera difasilitasi. Disinilah kesempatan ANRI untuk menjadikan kekurangan selama ini tidak saja menjadi masalah internal melainkan menjadi masalah bersama. Karena itu tadi, segala sumber daya yang dimiliki merupakan ujung tanduk bagi penyelesaian masalah kearsipan di republik ini.

Maka dengan kondisi saat ini dalam konteks era informasi dan masalah kearsipan yang kian menumpuk, publikasi tidak cukup bagi dunia kearsipan tanpa dibarengi dengan propaganda dan agitasi. Hal ini akan membuka mata bahwa persoalan kearsipan tidak sekedar perkara rutin remeh temeh.

Monday, 11 August 2014

Presiden SBY Tak Ingin Kasus Hilangnya Arsip Supersemar Terulang

JAKARTA - Presiden Susilo Bambang Yudhoyono menginginkan pengarsipan dokumen-dokumen penting negara dilakukan dengan benar. SBY membentuk tim khusus untuk menyiapkan arsi-arsip penting selama pemerintahannya selama 10 tahun, dari 2009-2014.

"Tim sudah dibentuk melalui Menteri Sekretaris Negara untuk penyiapan arsip nasional selama 10 tahun terakhir," kata Presiden Yudhoyono saat membuka rapat terbatas di Istana Cipanas, Cianjur, Jawa Barat, tadi malam.

SBY mengingatkan jangan sampai terjadi ada dokumen historis atau dokumen yang memiliki nilai sejarah tinggi tidak diketahui di mana yang orisinal atau aslinya seperti yang pernah terjadi terkait dengan dokumen Supersemar (Surat Perintah Sebelas Maret). Hingga kini tak diketahui di mana naskah asli dokumen yang membidani peralihan kekuasaan Orde Lama ke Orde Baru tersebut.

"Marilah kita letakkan tradisi administrasi negara modern sehingga insyaAllah administrasi kita juga menjadi lengkap," kata SBY.

Menurut Presiden, penyiapan arsip nasional tersebut memiliki arti yang penting karena banyak dokumen negara yang rencananya akan diserahkan kepada pihak Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Sejumlah dokumen yang dipersiapkan antara lain terkait dengan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN), Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP), Rencana Kerja Pemerintah (RKP), APBN dan APBN Perubahan.

Sumber: waspada.co.id

Friday, 8 August 2014

Presiden SBY Tekankan Pentingnya Tertib Arsip Bagi Lembaga Pemerintah

Menjelang berakhirnya masa jabatan sebagai Presiden RI pada 20 Oktober mendatang, Susilo Bambang Yudhoyono telah menyiapkan arsip berisi catatan kepemimpinannya selama 10 tahun terakhir. Arsip itu disiapkan oleh tim khusus yang dibentuk berdasarkan keputusan Menteri Sekretaris Negara, Sudi Silalahi.

Nantinya, catatan tentang hasil kepemimpinan SBY itu itu akan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan disimpan di lembaga kepresidenan. Dokumen tentang kepresidenan SBY itu seperti Rancangan Pembangunan Jangka Menengah (RPJMN) 2004-2009 dan 2009-2014, maupun RKP, APBN dan APBNP yang sudah ada di Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas atau Kementerian Keuangan.

“Itu saya harap bisa diserahkan kepada tim karena kita perlukan lima copy (salinan, red). Dengan demikian tidak harus kita produksi kembali,” kata SBY saat memberikan pengantar pada rapat  kabinet terbatas di Istana Cipanas, Kabupaten Cianjur, Jawa Barat, Jumat (8/8) siang.

SBY menginginkan hal itu menjadi tradisi baru bagi presiden di Indonesia yang mengakhiri masa tugasnya. Dengan demikian, katanya, segala hal yang terkait administrasi pemerintahan terarsipkan.

“Dengan demikian dokumentasi kita insya Allah lengkap. Jangan sampai ada seperti dulu, di mana ada naskah Supersemar yang asli banyak sekali versinya, juga sejumlah dokumen yang barangkali kita tidak mendapatkan kopinya disimpan di mana,” imbuhnya.

Presiden yang didampingi Wakil Presiden Boediono juga meminta semua pejabat untuk memulai menjaga ketertiban semua dokumen negara, termasuk arsip-arsip nasional. “Ini penting untuk bahan kajian,  research dan menjadi  arsip penting bagi negara ini terus berjalan dari masa ke masa,” pungkasnya
Sumber: jpnn.com